Одговорности на извршниот орган во непрофитните организации
Доброто работење на извршниот орган бара да се работи чекор по чекор. Значи, сè започнува со најдобриот можен микс на волонтери и со разбирање дека служењето како член на извршниот орган е чест и привилегија. Исто така, бара членовите на извршниот орган добро да ги разбираат одговорностите и своите улоги. Затоа, да ги видиме кои се седумте области на одговорност на членовите на извршниот орган:
- Зачувување на јавната доверба;
- Гледање нанапред;
- Креирање на политики и процедури;
- Вработување и отпуштање на менаџер – извршен директор (платен или неплатен);
- Оценување на работата на НПО;
- Претставување на организацијата во заедницата;
- Давање и обезбедување финансиски средства.
Зачувување на јавната доверба
Основната улога во владеењето (governance) на извршниот орган на НПО е фидицијарна (fiduciary), или да ја осигури довербата на јавноста. Бидејќи законите во многу земји им даваат специјални права и привилегии на НПО (исклучување од данок на добивка и право да добиваат донации при што се одбиваат од даночната база на донаторот и др.), работата на извршниот орган е да осигури дека овие права и привилегии не се злоупотребени. На НПО им е даден овој специјален статус бидејќи тие постојат за јавен интерес и бенефит.
Кога на НПО им е даден статус на здруженија на граѓани или фондации и даночни привилегии, тоа значи дека има специјално место во лепезата на институции во заедницата. Тоа значи дека НПО постои за да задоволи одредена потреба или да реши некој проблем, кој профитните организации немаат интерес или мотив да го решат. Поради тоа и непрофитните се разликуваат од профитните организации. Непрофитните организации се основаат за да задоволат потреба која веќе постои, а најверојатно ќе остане незадоволена од другите два столба на државата: јавниот и приватниот сектор. Доколку потребата се задоволи или ја снема, тогаш организацијата е слободна да решава следен проблем на друго или исто место. Бидејќи потребата настанува од заедницата, заедницата е вистинскиот сопственик на непрофитните организации кои постојат за да ѝ помогнат на заедницата да ги задоволи своите потреби.
Да претпоставиме дека една НПО е формирана со мисија да ги спасува дивите улични мачки. Луѓето што ја поддржуваат оваа идеја даваат донации на оваа НПО со верба дека нивните пари ќе бидат потрошени на програмски активности за помош на тешката ситуација на дивите улични мачки. Но, без да знаат донаторите, НПО одлучува да ги потроши парите за претшколска едукација. Претшколската едукација е навистина благородна цел, но е многу далеку од оригиналната цел за помош на уличните мачки. Во овој пример, иако донациите се искористени за добронамерни цели, сепак тие не се искористени за мисијата на организацијата.
Уште полошо е кога НПО што собрало средства за уличните мачки ги потрошило парите за плати, придонеси и бенефиции на извршниот орган и на вработените. Ова е сериозна и криминална активност. И на страна од можните обвиненија за измама, во некои земји може да значи повлекување на специјалниот статус на организацијата или пак, нејзино укинување.
Членовите на извршниот орган, вработените или кој било, не можат лично да профитираат од непрофитните средства, освен за компензирање на услугите или покривање на трошоците. Во профитните бизниси, нето-добивката (профит) на крајот на годината може да биде споделена меѓу сопствениците на компанијата или акционерите. Доколку членовите на извршниот орган одлучат да ги поделат вишокот на средства меѓу себе, тоа се нарекува лично богатење. Затоа, извршниот орган на една НПО мора да се осигури дека организацијата го прави тоа за што е основана да го прави и мора да се осигури дека средствата се потрошени соодветно и наменски. Ако извршниот орган не сработи ништо друго, мора да го направи барем ова.
Гледање нанапред
Додека членовите на извршниот орган размислуваат за нивната улога, во рамките на непрофитната организација, многу е важно да сфатат дека нивната работа вклучува гледање нанапред и живеење за иднината.
Извршниот орган секогаш треба да гледа нанапред, во иднината. Ако извршниот орган има дефинирано каде треба да биде организацијата после 5 или 10 години и доколку НПО има вработени професионалци за да ја водат од ден на ден, тогаш вистинската работа на извршниот орган е да гледа напред на тоа каде треба да оди тркалото за да остане на вистинската патека која води до целта.
Ако во непрофитната организација има извршен орган кој сака да навлегува во детали, да биде вклучен во групациите меѓу вработените, поминува безброј саати на тоа како треба да изгледа логото на организацијата, дискутира за работи кои веќе биле договорени, тогаш тој извршен орган не живее за иднината. Проблемот со непрофитните организации е тоа што, доколку извршниот орган не се грижи за иднината, нема кој друг да го направи тоа. Вработените се оптоварени со справувањето со денешницата.
Извршниот орган е чувар на визијата. Тие делуваат во име на заедницата за да ја направат организацијата да биде најдобра што може. Извршниот орган мора да ѝ одговори на заедницата за одлуките што ги носи. Ова вклучува и креирање на визуелен план кој ќе го осигури здравјето на организацијата во следната декада. Тоа значи регрутирање и предизвикување на апсолутно најдобриот тим на членови на извршниот орган кои можат да се најдат. Тоа значи константно да се осигурува дека НПО ги задоволува потребите за кои вели дека ги задоволува.
Сите членови на извршниот орган се моментални негуватели на непрофитните организации во кои служат. Сите тие доаѓаат на одредено време, оставаат свој белег, добар или лош, на работата што ја прават и си заминуваат, оставајќи ја работата на следната генерација. Значи, додека служат и волонтираат, тие имаат шанса да го употребат своето лидерство како членови на извршен орган на највизионерски можен начин. Гасењето на пожари е најнекреативниот начин на служење во една НПО. Да се претстави организацијата како најдобра и најсветла и потоа да ѝ се помогне да се движи напред е најкреативниот начин.
Креирање на политики и процедури
Членовите на извршниот орган мора да одговорат на прашањето: Што ќе се подобри или промени, за кои луѓе и по која цена? Да се направат политиките значи да се зацртаат параметрите според кои ќе работат вработените во една НПО. Процесот започнува со одговарање од страна на извршниот орган за јасната потреба во заедницата и одлучувањето за тоа која ќе биде мисијата и целта на организацијата. Потоа, се гледа колкава е големината на таа потреба и како и колку може да постигне организацијата во задоволување на таа потреба.
Така, ако потребата е висококвалитетна, на пример, овозможување балет по пристапна цена, тогаш извршниот орган има на располагање неколку опции. Тие можат да дистрибуираат ДВД со балет по школите, градинките или културните центри во заедницата. Или можат да донесат некоја од националните или светски познати балетски ансамбли во нивниот локален театар. Или, пак, тие можат самите да основаат балетски ансамбл. Секоја опција има предности и слабости, и секоја има специфична цена. Која опција да ја одберат, извршниот орган мора да прифати и да најде средства за да плати за постигнувањето на таа опција.
Еднаш кога програмските активности се договорени, тогаш тие можат да ги креираат параметрите кои се нарекуваат „политики“. Не може да се работи без утврден буџет, не може да се отпушти никој без запазување на правната процедура, итн. Мора да имаме на ум дека „политиките“ не треба да навлезат во детали и во губење време. Не е работа на извршниот орган да брои колку спојки се купени или колку импулси се потрошени за телефонски разговори, да се вработат нови вработени или да се преговара за условите за купување на машина за копирање. Доколку член на извршниот орган е поканет, од страна на извршниот директор (платен или неплатен), да помогне во извршувањето на некоја од овие функции, членот на извршниот орган треба да помогне во работата и потоа да се врати во улогата на член на извршниот орган.
Вработување и отпуштање на менаџер – извршен директор (платен или неплатен)
За извршен директор, важно е да се има на ум дали е платен или неплатен, бидејќи организациите што се целосно волонтерски или кои имаат извршен директор што не е платен, многу често се збунуваат околу улогите. Извршниот директор, без оглед дали прима плата или не, работи во име на извршниот орган. Извршниот директор е професионалец кој се грижи околу секојдневното функционирање на организацијата и одговора пред извршниот орган за одлуките кои тој или таа ги презема. Платата нема никаква врска со овој однос. Исто така, постојат и голем број НПО кои воопшто немаат извршен директор (ИД), но таму каде што ги има, наоѓањето на вистинскиот извршен директор е една од најважните задачи на извршниот орган.
Извршниот орган работи заедно со својот извршен директор за да ги постави целите и задачите за годината. Членовите на извршниот орган не треба постојано да гледаат од зад рамото на извршниот директор. Сепак, извршниот орган мора одлично да го познава работниот план на извршниот директор и да осигури дека планот е во согласност со целта и со мисијата на организацијата.
Ова е една суштинска разлика помеѓу профитните и непрофитните организации. Во профитните организации, вклучувајќи го и менаџерот, сите работат за плата, па потоа за мисијата на организацијата. Ако платата доцни еден или повеќе месеци, тоа е крах за компанијата и луѓето веднаш се незадоволни, барат друга работа или веќе си заминале. Дел од непрофитните организации можат да функционираат без платени вработени и извршен директор со години. Со други зборови, тие постојат и функционираат врз основа на волонтери или неплатени вработени.
Извршниот директор се грижи за деталите, вработува друг помошен персонал и се грижи програмските активности и политиките на извршниот орган да бидат спроведени. Доколку извршниот директор не ја врши неговата или нејзината работа, извршниот орган има право да го/ја отпушти и да најде друг извршен директор кој ќе ја врши работата подобро, но нема право самиот извршен орган да ја врши работата.
Оценување на работата на НПО
Оваа одговорност најчесто е сфатена премногу лесно. Членовите на извршниот орган мораат да сфатат дека тие и легално и морално се одговорни за одлуките што ги носат самите тие и нивните вработени. Извршниот орган има одговорност кон заедницата, да знае што се случува во организацијата што ја водат.
Оценувањето е многу повеќе отколку читање на извештајот на извршниот директор на состанокот на извршниот орган. Тоа е и многу повеќе од гледање на извештајот на благајникот и осигурување дека организацијата не троши премногу на канцелариски материјали. Оценувањето значи учење на секој член на извршниот орган што треба да прави организацијата, да се покаже како изгледаат завршните извештаи и давање шанса самите да ги видат вистинските бројки. Дури и кога постои надзорен орган, извршните органи треба да имаат ротирачки комитет кој секој квартал ќе се сретне со извршниот директор и ќе побара објаснување како се извршуваат параметрите што ги поставил извршниот орган, ќе зборува со вработените и со клиентите/пациентите/целните групи, за да се осигури дека тие го добиваат тоа што е зацртано во мисијата на организацијата. Дури, тие треба да зборуваат со други слични или идентични организации низ земјата за да видат што пробале и што направиле тие и како функционира или не функционира тоа.
Значи, додека персоналот е посветен на спроведување на политиките на извршниот орган, самиот извршен орган мора да биде посветен и да осигури дека политиките се сѐ уште релевантни, визионерски, насочени кон целта и целната група, и ја задоволуваат потребата. Ако не, време е да се сменат.
Претставување на организацијата во заедницата
Членовите на извршниот орган се амбасадори на една непрофитна организација. На различни средби, работилници, семинари, тркалезни маси, свечени вечери, работни ручеци, компаниски прослави, телевизиски и радиоемисии, важно е членовите на извршниот орган да зборуваат за тоа што прави организацијата. Луѓето во заедницата ги ценат НПО според квалитетот, позициите и посветеноста на најгласните и највидливите членови на извршниот орган. Оваа улога на извршниот орган може да биде зајакната со тоа што секој член на извршниот орган треба да има свои визит – карти со логото, адресата, мотото на организацијата и самата титула (претседател, благајник, секретар, волонтер, итн.). Треба да се одбегнуваат бланко визит – карти со кои членот на извршниот орган треба да го напише само своето име. Треба да се инвестираат 1.000 денари затоа што е многу корисно кога членовите на извршниот орган делат визит – карти на организацијата. Така, се обезбедува посветеност!
Исто така, и составот на самиот извршен орган треба да ја рефлектира мисијата на организацијата. На пример, НПО за развој на одредена месна заедница, сигурно дека ќе сака членови од областа на која е фокусирана. НПО за младинци најверојатно во самиот свој извршен орган ќе отстапи место за млади лидери.
Давање и обезбедување финансиски средства
Последна, но не помалку важна улога на членовите на извршниот орган – одговорност да дадат и да обезбедат пари. За оваа одговорност на извршниот орган ќе зборуваме повеќе во следните текстови.
Ако имате прашање за Јован Маџовски, можете да го поставите на Бизнис советник.
Фото: Pixabay
