💼Првите 120 секунди се пресудни: Како менаџерите го губат (или добиваат) вниманието на тимот

Постојат состаноци каде што се разменуваат идеи, луѓето учествуваат, поставуваат прашања и на крајот си заминуваат со чувство дека нешто навистина е направено. А има и други, дури и со истите луѓе и речиси ист план, каде што има тишина, очите одат кон телефоните и екраните, а присутните како само да чекаат сè да заврши.

Разликата, според Андреа Војницки, експерт за деловна комуникација и автор, „честопати не е ниту во темата, ниту во содржината, ниту во способностите на луѓето што седат на масата. Веќе е јасно во текот на првата минута или две како ќе помине состанокот – дали ќе биде успех или неуспех“.

Тогаш луѓето многу брзо проценуваат дали она што следи заслужува нивно внимание. Ако не добијат одговор на прашањето зошто се таму и што треба да биде различно на крајот од состанокот, вниманието лесно оди на друго место. Затоа добриот состанок не започнува со содржината, туку со причината зошто таа содржина треба да биде важна за некого.

Прво објаснете каде одите
Војницки користи едноставна споредба: малкумина би се качиле на автобус без да знаат каде одат, а токму тоа им се случува на вработените на состаноците. Поканата пристигнува со нејасен наслов, состанокот започнува со реченицата „Ајде да тргнеме“, а потоа веднаш се преминува на презентацијата, резултатите или агендата.

Сепак, во првите триесет секунди, луѓето веќе прават проценка: дали вреди да се потроши времето или е доволно само делумно да се слушаат и да се одговара на е-пошта паралелно?

Затоа првата минута треба да одговори на неколку едноставни прашања.

Која одлука треба да се донесе?
Кој проблем треба да се реши?
Зошто е потребен состанок ако истиот може да се заврши преку е-пошта?
И, можеби најважно, што ќе добијат присутните со посветување на следниот половина час или час на таа тема?

Еден од наједноставните тестови за добар состанок може да се сумира во една реченица: „До крајот на овој состанок ќе има…“ Ако не е можно јасно да се заврши таа реченица, проблемот можеби не е во тоа како започнува состанокот, туку во тоа што не е доволно јасно зошто е закажан на прво место.

Следниот чекор е да се препознае што луѓето веќе мислат, чувствуваат или сакаат. Наместо рутински вовед, помоќно е кога менаџерот именува проблем што сите го знаат: одлука што е предолго одложена, проект што е заглавен или фактот дека тимот веќе поминал премногу време на состаноци. Таквиот почеток создава чувство дека лицето што го води разговорот ја разбира ситуацијата на луѓето пред него. И кога луѓето го препознаваат сопствениот проблем во првите неколку реченици, има многу поголеми шанси и тие да сакаат да го чујат решението.

Молчењето лесно станува навика
Третиот принцип е можеби најважниот: луѓето треба да бидат вклучени што е можно порано.

Војницки верува дека лицето кое ќе каже нешто на почетокот на состанокот е многу веројатно да остане активно и подоцна. Учеството создава чувство на вклученост и одреден вид психолошка сопственост врз разговорот. Човекот повеќе не е само публика, туку учесник.

Меѓутоа, важи и обратното. Ако некој молчи и само слуша првите десет или петнаесет минути, ќе му биде сè поудобно да продолжи да молчи. Пасивната улога е засилена, па подоцнежниот повик „Дали некој има нешто да додаде?“ честопати завршува со непријатна тишина.

Затоа учеството не мора да започне со голема дискусија. Доволно е кратко прашање, кревање раце, изјава за можност или неколку реченици за тоа што би бил добар резултат од состанокот за присутните. На онлајн состаноците, кратка анкета или прашање во разговорот може да ја има истата функција. Единственото нешто што е важно е тоа да се случи пред луѓето да влезат во режим на пасивен набљудувач.

Тука лежи вредна лекција за деловната комуникација. Вниманието не е нешто што лидерот го добива автоматски затоа што закажал состанок. Мора да се заработи. Затоа квалитетот на состанокот често може да се почувствува пред неговиот вистински тек дури и да започне. Луѓето сакаат да знаат зошто се таму, да препознаат дека се дискутира за нешто што ги засега и да почувствуваат дека се очекува да учествуваат.

„Сето ова не бара спектакуларни презентации, големи приказни или посебна харизма. Понекогаш првите две минути се доволни. Ако се искористат добро, луѓето остануваат во разговорот. Ако не, остатокот од состанокот може да стане обид да се врати вниманието што веќе е изгубено, а тоа е пропаста на истиот тој состанок“, пишува Војницки.

Фото: Gemini