Високо професионални стандарди, точно утврдени процедури и организираниот пристап се главните атрибути на документарниот центар Inbox, кој им овозможува на компаниите едноставно и безбедно архивирање на целокупната документација. Под мотото Сè на свое место, овој дата центар им нуди врвна и доверлива услуга на своите клиенти.
БИ: Колку време постои документарниот центар Inbox и кои видови на услуги им ги нуди на клиентите?
Inbox документарниот центар е основан на крајот на 2010 година, од страна на г-дин Стојче Тасков. Уште од самото основање, компанијата се базира на принципите на Prism International (светска асоцијација на компании за менаџирање на документи и информации) и станува нејзина членка. Со тоа е обезбедено поставувањето на високи професионални стандарди во работењето со документите и информациите. Од друга страна пак, користењето на уникатниот архивски софтвер Total Recall на американскиот добавувач DHS Worldwide, со својата разновидност на решенијата и “пријателски” интерфејс, претставува алатка на која се базира информатичката платформа на компанијата. Прва целосно оперативна година е 2011 и во својот бизнис модел има две главни одделенија – одделение за физичка архива (заедно со специјално изградениот архивски сеф за media vault) и одделението за дигитализација, односно скенирање, како и придружните услужни дејности кои произлегуваат од нив: регуларна, електронска и експресна достава. Таа година компанијата има околу 20-тина клиенти, или вкупно 4.000 архивски кутии. Веќе една година подоцна во Inbox доаѓа и првиот поголем клиент – се работи за банка од меѓународна групација, што значи дека компанијата веќе има оперативна подлога за да може да ги задоволи високите стандарди на групацијата и претставува потврда за исправноста на бизнис моделот на Inbox. Минатата 2014 година е една од клучните години за компанијата поради фактот што без поголеми клиенти успеа за дури 60% да го зголеми бројот на архивски кутии или да ја заврши годината со вкупно 70.000 архивски кутии – заради што мораше тројно да се зголемат просторните капацитети на Inbox. Исто така, во 2014 година ги воведовме и стандардот за управување со квалитет ISO 9001:2008 и стандардот за безбедност на информации ISO 27001:2013. Во моментов нашата компанија нуди физичко и електронско архивирање на документацијата на клиентите, услуги за достава на документацијата, масовна дигитализација на документите, хостирање и менаџирање на дигитализираната документација, како и консултантски услуги за канцелариско и архивско работење. Од крајот на минатата година користејки ги своите ресурси – пред сè шест вработени дипломирани историчари архивисти, компанијата понуди консултантски услуги во делот на канцелариското и архивско работење на повеќе од 100 компании – што значи дека компетентноста претставува нова стратешка цел на компанијата. Повеќе не сме само документарен центар за чување на документи, туку им помагаме на нашите клиенти, да ги осознаеме нивните проблеми и да им понудиме соодветни професионални решенија во делот на управувањето и чувањето на документите и информациите.
БИ: Како се одвива процесот на архивирање на документацијата на клиентите во вашиот документарен центар?
Пред да се склучи договор со нашиот клиенти, професионалци од нашата компанија – дипломирани архивисти, заедно со логистичката поддршка одат на лице место, ја бројат физичката документација и констатираат состојба на истата. Тоа е трудово интензивна работа, за која се потребни многу време и трпение. Квантумизирањето на понудата е во број на кутии, секоја од нив има точно утврдени дименизии и носивост од 15,5 килограми. Од нивната проценка ќе зависи и понудата за клиентот. Потоа се потпишува договор и откако ќе се потпише и ќе се утврдат овластените лица од двете страни, се пристапува кон преземање и пакување на документацијата во наши кутии и преземање и пренесување на таа документација до нашата локација. Сето тоа го правиме со наши возила кои имаат посебни стандарди и посебни рути што се претходно опишани и се следат преку GPS систем. Посебно внимание се обрнува на моментот од излегување на документацијата кај клиентот до кај нас. Тоа е меѓупростор кој службата за логистика ревносно го следи. Во нашиот центар, документацијата се истовара на едно место под безбедносни камери и документацијата се носи во делот за индексирање на документација. Согласно договорот со клиентот, документацијата се индексира (т.е се внесува во архивскиот софтвер), само сега на ниво на регистратор, досие или пак документ, зависно од тоа за каков вид на документација станува збор. Една од стратешките цели на Inbox е компанијата да се адаптира на востановената пракса на означување и менаџирање на документацијата на нашиот клиент. Потоа архивската кутија се носи на локацијата што софтверот ја одредува. Во нашето депо кутиите се анонимни и не се поставуваат сегментирано, што е мерка за поголема безбедност на документите.
БИ: Што претставува media vault?
Освен физичкото архивирање на конвенционален архивски материјал, што се одвива под строго утврдени услови и високи стандарди за безбедност во документарно депо, Inbox нуди и архивирање на неконвенционален архивски материјал. Станува збор за цд-а, хард дискови, микрофилмски ленти, ЛТО ленти и сл, кои се чуваат во специјален и законски опишан простор – архивски сеф. Согласно Законот за архивски материјал (Сл.весник на РМ, бр.95 од 26.7.2012), уредбата за канцелариско и архивско работење (Сл.весник бр.1 од 03.01.2014) и Правилникот за кадровски, технички и просторни услови кои треба да ги исполнуваат докумнтарните центри (Сл.весник бр.99 од 12.7.2013 ), архивскиот сеф е посебно дефиниран физички простор од цврста градба кој претставува повисоко ниво на безбедност… Во тој простор компаниите ги чуваат своите неконвенционални архивски материјали, но и конвенционалните за кои самите предвидуваат повисоко ниво на заштита. Овие предмети се чуваат во специјално направени архивски кутии кои се херметички затворени и низ нив не може да помине зрачење од некој метал. Нашиот документарен систем го чува овој вид на документација, отворен е 24 часа дневно, седум дена во неделата и располагаме со дежурна служба што може да им излезе во пресрет на потребите на нашите клиенти.
БИ: Какви компании се ваши клиенти и што е предноста од користењето на вашите услуги?
Некои компании сметаат дека можат сами да ја архивираат својата документација, но не водат сметка за потребните услови кои мора да се исполнат за да бидат документите на безбедно. Најчесто архивите на компаниите се сместени во сутеренски простории, каде што нема адекватни услови за нивно чување. Ова се само некои статистики кои укажуваат на некои проблеми кои се случуваат на овие компании: менаџерите трошат просечно по четири недели годишно, барајќи или чекајќи на податоци кои што се наоѓаат на погрешна локација, кои што не се обележани и кои што се изгубени по подруми; Административен работник може да изгуби до два часа во денот барајќи некој документ; 90% од документите кои што еднаш се изнесени на терен не се вратени назад и 97% од злоупотребите на документацијата се случува во самата компанијата. Inbox има 190 клиенти, односно 190 компании од различни бизнис сфери кои имаат високо ниво на свесност за потребата од соодветно архивирање и чување на нивната документација. Во нашето портфолио има и 12 државни институции. На нашите клиенти им се важни информациите што произлегуаат од документите и не се водат од тезата дека доколку одреден документ му е важен, тој мора да го чуваат кај себе. Клиентите добиваат посебна лиценца за влез на нашиот портал, каде што може да се најават и каде имаат увид во целокупната документација. Доколку има потреба од одреден документ, може да се најави и да поднесе барање, по што нашите служби во рок од 24 часа може да му го достават, а ако има итна потреба од документот, преку експресна испорака го добие за само два часа. Клиентот може да побара и скениран приказ на документ, по што нашите вработени го пронаоѓаат бараниот документ, што потоа оди на скенирање и клиентот го добива за само 15 минути. Тоа е совршеноста на нашата услуга, по што сме посебни и високо професионални. Во 2014 просекот на испорака на скенирање по потреба е забрзан на 13,5 минути, што посебно нè радува како компанија.
БИ: Како се одвива процесот на уништување на документацијата чиј рок е изминат?
Секој документ има рок на траење, по што следи уништување на истиот, со одобрение од Државниот архив на Македонија. Уште во моментот на преземање на документите и нивно внесување во софтверот, се сетирааат и роковите на документите и времетраењето на нивното чување. Софтверот потоа сигнализира на кои документи им е поминат рокот, по што тие се тргаат на страна. Потоа се прави попис на документите со изминат рок и го доставуваме до нашите клиенти, кои треба да го одобрат уништувањето на документите. Процесот на уништување на документацијата со изминат рок се прави во овластена компанија што се занимава со таа дејност.
БИ: Законот за архивско работење е актуелен во јавноста во последно време. За што станува збор?
Кога станува збор за Законот за архивско работење нема поголеми измени, пред сè би го потенцирал постоењето на овој закон од многу порано – дури од времето на бившата држава. Суштинската промена е во најавените контроли за спроведување на истиот во праксата. Повеќе измени во законот се во делот на канцелариското работење т.е со работењето на активната документација. Нашата цел како Inbox е на секој клиент да му овозможиме високо ниво на безбедност и управливост со документацијата, а овозможувајќи го тоа како документарен центар кој е конституиран според погоре наведените закони – клиентите се усогласени и со законите за архивирање. Потенцирам дека и пред стапување во сила на новите законски измени, компанијата броеше повеќе од 120 клиенти, што укажува на фактот што Inbox се одбира заради својата понуда и бизнис модел, а не заради законски обврски на клиентите.
БИ: Вашето мото е Сè на свое место. Како се постигнува тоа?
Сето тоа се постигнува со силна организација и конзистентна процедурална поставеност на работите. Сè што е поврзано со чување и менаџирање на документацијата на компаниите, не може да се направи на друг начин освен во согласност со пропишаните стандарди и нивно почитување.
БИ: Какви се плановите на Inbox за следниот период?
За идниот период имаме повеќе организациски проекти што се во насока на корпорациското подобрување, но ќе се фокусираме и на збогатување на понудата на консултантски услуги на нашите компании, бидејќи се сметаме за најкомпетентни во таа област. Тука е и развојот на новиот модул, преку кој компаниите што се далеку од нашата база ќе може да ги користат нашите услуги преку софтверот што ќе им помогне во управување со нивната архива. Имаме и планови за влез во бизнисот со управување со канцелариски отпад, што е поразличен отпад од останатите. Работиме и на подигнување на социјалната свест кај компаниите преку создавање на Inbox фондацијата, која веќе договори соработка за четири проекти со Црвениот крст на Македонија. Фондацијата ќе биде непрофитабилна организација што ќе биде финансирана од Inbox и на тој начин сакаме да ги охрабриме компаниите во подем, како нашата, да се фокусираат на општествена одговорност. Има и проект што е поврзан со уништување на документацијата, во кој ќе бидат вклучени нашите клиенти. Уништувањето на архивскиот материјал создава одреден фонд на пари за нашите клиенти, па така клиентите и ние , откажувајки се од тие средства би создале фонд кој повторно би бил дониран во Црвениот крст. Дека сме на вистинскиот пат како индикатор би го соопштил фактот што немаме ниту еден изгубен клиент за четири годинишното работење , ниту еден проблем со работењето со документацијата, брзината на испорака, квалитетот на испорака, ажурноста во работата со клиентите како и со држувањето на целовитоста и интегритетот на клиентската документција која ја архивираме.
