Фото: Pixabay
Самото спомнување на зборот “промени” во организацијата асоцира на постоење проблеми, разместување, отпуштање и слично. Многу често тоа е така, но не мора секогаш да значи дека промените ќе бидат негативни, можат да бидат со позитивен предзнак и да го унапредат севкупното работење. Што е промената?
Промената означува “одмрзнување” на постојна состојба, придвижување до некоја друга точка на функционирање и “замрзнување” во новата точка. Но, пред да се започнат промени, мора да се подготви организацијата за тоа, како технички, така и персонално, за што поуспешен, но и побезболен процес на менување.
Најпрво, треба секому да му се објасни која е причината за воведување промени, како и природата на промената. Отсуството на овој момент предизвикува страв, недоверба и неизвесност кај вработените, што значи дека менаџментот мора да подготви стратегија за постепено, со помала доза на отпор, вообличување на причините за промена во оправдано средство на компанијата.
1. Вградување на промената во стратегијата на компанијата. Не би требало да се избегне овој момент, бидејќи промената не е само желба, но е нужност на постоењето. Техничко – технолошките, програмските, кадровските и останатите видови промени треба да бидат однапред очекувани, прифатени и спроведени низ целата организација, согласно потребите и барањата на компанијата, пазарот и економијата во целост. Оттука, неопходноста од промените мора да биде вградена во секоја стратегија, како однапред би се подготвувал терен за нејзина имплементација.
2. Пофлексибилна организациска структура. Значајно е организациската структура да биде пофлексибилна и побрзо да се прилагодува на промените, перманентно воведувајќи помали промени, како би се створила клима на прифатливост на новото и дотогаш непознатото. Така, на промените би се гледало како на вообичаеност и потреба за одржување на чекорот со нивото на развој на компанијата, конкуренцијата и економијата.
3. Вклученост на HR. Одделот за човечки ресурси (Human Resources) мора да делегира свој претставник во секоја работна група која на било кое ниво ќе биде задолжена за изведба на промени, без оглед дали се од човечка, техничко-технолошка или организациска природа. Тоа се прави со цел да се процени влијанието врз луѓето пред имплементирање и за време на траење на промената, како би се создал помал отпор и полесно прифаќање на истата.
4. Партиципација на вработените. Многу често се занемаруваат и забораваат вработените, во моментот на спроведување на промените во компанијата. Пред се, промените најмногу се однесуваат на нив и тие први ги чувствуваат ефектите од поместувањата во процесите и односите. Затоа, неопходно е да се презентира планот за измени и промени пред групата која или ќе ја спроведува промената или ќе биде под нејзино влијание, барајќи мислење од вработените како поефективно и поефикасно ќе се спроведе промената.
5. Изнаоѓање лидери. Кога станува збор за кадровски поместувања, реорганизација или нова систематизација на работни места, менаџментот мора да лоцира вработени кои ќе имаат авторитет да им објаснат на останатите за потребата од промена, кои планот на раководството ќе го прикажат поблагонаклонето кон вработените, односно дека промената е нужност, а не одмазда или покажување сила. Тие се неформални лидери, кои имаат задача да го спроведат тимот кој е под влијание на промената од било каква природа низ процесот на транзиција, со што е можно помалку отпор, фрустрации и негативен став.
6. Комуницирање на промената. Промената мора да се сподели со организацијата, да се побара мислење од вработените по истата, но да не се оддолжи тоа до бескрај, па да се блокира процесот. Може преку Интранет или е-маил да се спроведе анкета, чии резултати ќе бидат земени делумно предвид при донесување на одлуката за природата и интензитетот на менувањето во службата, дирекцијата, секторот или организацијата во целост.
7. Остранување на пречки. Менаџментот, пред да го започне процесот на адаптација или иновирање на организациската структура, мора да се осигура дека нема видливи пречки од технички или персонален карактер, односно да ги лоцира потенцијалните пречки кои би го оневозможиле процесот. Кога станува збор за техничко-технолошки проблеми е полесно, но човечкиот аспект е навистина проблематичен. Затоа треба да се повикаат тие лица и убаво да им се објасни зошто и како мора компанијата да се менува, како и тоа дека и тие имаат удел во поефикасното работење. Во спротивно, последици ќе има како за компанијата, така и за вработените.
8. Обесштетување. Во ситуација кога поради организациски или техничко-технолошки промени компанијата е принудена да прогласи технолошки вишок или врши разместување на вработените од една работна единица во друга, мора да обезбеди соодветно обесштетување, со што нема да остави простор за незадоволство. Не смее да се дозволи вработените да осетат дека се “истерани” од компанијата, но дека нивното разместување или заминување е неминовно, за што компанијата соодветно ќе ги обесштети.
