Фото: Pixabay
Новите вработени и менаџери, откако ќе го поминат процесот на селекција, пробна работа и воведување во работата, треба да добијат јасни, недвосмислени и прецизни цели, стандарди или очекувани резултати од работењето коишто треба да ги постигнат во одреден временски период, најчесто една година, половина година, квартал или за времетраењето на проектот на кој се ангажирани.
Поставувањето на работните стандарди, за веќе постоечките вработени, е составен дел на анализата на успешноста од работењето и таа не се разликува многу во однос на поставувањето на работните цели кај новите вработени или менаџери, освен во една суштинска работа – кај новите вработени и менаџери нема историја на работењето и минати резултати во самата организација што ја отежнува анализата и споредбата на остварените резултати и новите резултати.
Клучно за мотивираноста на секој вработен и менаџер е прецизно да знае што треба да сработи и како ќе биде мерен, дали и колку го сработил договореното. Ова поставува два клучни параметра во поставувањето на работните цели:
- Што и до кога треба да се сработи;
- Како и кога ќе биде мерен.
Организацијата, за да ги постигне овие два параметра, треба да изгради систем според кој од целите, односно резултатите на НПО ќе се распределат целите, односно резултатите на сектори, или на конкретни менаџери на сектори, па потоа целите т.е. резултатите на секторите ќе се распределат на менаџерите на одделни оддели во секторот, а на крај да се стигне до конкретна индивидуална цел, односно резултат за секој вработен.
Овој процес во поголемите организации е познат како процес на каскадирање на целите, стандардите и резултатите. Кај профитните организации, овој процес е најчесто поврзан со конкретни бројки поврзани со обемот на приходи што треба да се постигнат, додека кај непрофитните организации, исто така, е поврзан со конкретни бројки, но не со обемот на приходи туку со т.н. ефект (impact) кој сака да се постигне – на пример, број на деца со специјални потреби кои ќе бидат опфатени или километри на исчистени паркови.
Секако, непрофитните организации мораат да постават и финансиски цели и резултати, а тоа најчесто го нарекуваат буџет којшто треба да овозможи да се остварат овие цели и резултати, односно да се дефинира изворот на финансирање на активноста. Кај профитниот сектор тоа е поедноставно – број на клиенти кои ќе платат или ќе купат одреден производ, услуга и вкупниот збир на производи и услуги што ги нуди организацијата. Кај многу од непрофитните организации тоа не е возможно да се направи, бидејќи крајните корисници се или материјално неспособни да ја платат цената на услугата што ја добиваат (т.н. маргинализирани или социјални групи) или сè уште немаат свест за важноста и за вредноста на некоја активност или, пак, станува збор за животни или животна средина кои, исто така, не можат да „платат“ за да бидат заштитени, туку некој друг кој има интерес тие да бидат заштитени треба да одвои финансии за да може одредена непрофитна организација да спроведе одредени активности.
Дефинирање на стандардите (job performance standards, job standards)
Стандардот претставува начин за претпоставените да ги мерат резултатите и продуктивноста на вработените и истовремено начин вработените сами да ги измерат своите резултати и продуктивност. Стандардот е резултат од работата од аспект на квалитет и квантитет кој се очекува од вработениот или од менаџерот и тие се основа за следење на резултатите од работењето (performance appraisal).
Работните стандарди ги опишуваат во мерлива форма, резултатите покажуваат дека вработениот или менаџерот успешно сработил конкретна клучна функција специфична за тоа работно место. Работните стандарди ни кажуваат како да потврдиме дека одредена клучна функција е направена како што треба.
Додека описот на работното место, што е резултат на анализата на работното место, му кажува на вработениот и на менаџерот што треба да се направи, работните стандарди ги даваат специфичните очекувања од работењето или очекувани резултати за секоја поважна активност. Стандардите се очигледни однесувања и активности коишто објаснуваат како работата треба да се направи дополнето со резултатите кои се очекуваат за успешно извршување на работата. Стандардите им кажуваат на вработените и на менаџерите како изгледа успешно сработена работа.
Целта на работните стандарди е јасно и недвосмислено да се искомуницираат очекувањата. Треба да се има предвид дека успешната работа најчесто е поширока од само техничка експертиза, бидејќи постои и одредено однесување како на пример, пријателски однос, подготвеност за помош на другите, љубезност, точност, итн. Многу често, токму овие елементи на однесувањето одредуваат дали успешната работа е прифатлива, бидејќи ако има добри резултати, а несоодветно однесување – тоа не е сеопфатно успешно работење. И обратно, ако има добро однесување, но нема резултати и тоа не е прифатливо, односно не е успешно работење. Наједноставно кажано, за еден вработен да биде одличен во својата работа треба да има минимум две работи: Добри резултати и Добро однесување
Во делот Анализа на работење на вработените и менаџерите, ќе се надоврземе на овој дел со конкретни алатки коишто можат да се применат за да се анализираат и резултатите и однесувањето.
Работните стандарди треба да се:
- Засновани на работното место, а не на индивидуата;
- Очигледни, специфични индикатори на успехот;
- Јасни, логични и остварливи;
- Објаснуваат „одлично сработено“ или „максимално успешно“ работење откако ќе се добие соодветна обука;
- Изразени во форма на квантитет, квалитет, временски рок, пари, трошоци, безбедност или аутпути.
Според Питер Дракер, за секој вработен, волонтер или член во една НПО, за да може да преземе одговорноста за својата работа и придонес, и за да биде разбран мора да постојат стандарди. Стандардите треба да бидат јасни и недвосмислени: на пример, стандард за собата за итни интервенции треба да биде: секој кој влегува во оваа соба ќе биде прегледан од квалификувано лице во рок од една минута.
Стандардите треба да бидат поставени високо доколку сакаме успешно извршување. Нормално, кога се почнува со некоја работа, стандардот изгледа недостижен, но сепак стандардот мора да остане стандард и не смее да се намали. Може да се постигне бавно или многу бавно, но не смее да се намали. Човекот во тимот што работи на меѓународната комуникација, треба да познава барем еден светски јазик. Може да не го знае перфектно, но мора да се знае стандардот – одлично (4 на скала од 1 до 5) познавање на англискиот јазик. Можеби на таа личност ќе ѝ треба време да го достигне потенцијалот, но не смееме да го симнеме стандардот на пониско ниво (2 на скала од 1 до 5) познавање на јазикот.
Стандардите ги опишуваат очекувањата од секој компетентен и квалификуван вработен или менаџер на тоа работно место, што значи дека стандардите не се креваат, ако има врвен вработен или менаџер на тоа работно место, ниту пак се спуштаат, ако има послаб вработен на тоа работно место. Работните стандарди покажуваат што се очекува од компетентен вработен или менаџер на тоа работно место.
Стандардите се особено важни за непрофитните организации коишто имаат мрежа на локални институции и „централа”. Секоја локална организација мора да има своја автономија на носење одлуки, но мора сѐ да е во рамките на стандардите прифатени од сите. Секоја централа мора да знае дека е „слуга, односно подредена на филијалите“, бидејќи филијалите ја вршат работата со крајните корисници на услугите, клиентите и целната група.
Стандардите мора да бидат многу високи, додека целите треба да бидат амбициозни. Но, треба да се остварливи барем од најдобрите вработени или волонтери во НПО. Зошто ако тие не можат да држат темпо со стандардите или целите, барем од време на време, тогаш сите други ќе изгубат надеж дека се остварливи. Клучното во НПО е да ги постават луѓето (вработените, волонтерите, хонорарците) онаму каде што можат да дадат најмногу резултати. Мора да се постават луѓето онаму каде што нивните јаки страни одговараат со нивните работни задачи. Дури тогаш лидерите може легитимно да бараат резултати и ангажираност од луѓето.
Вработените мораат да знаат како напредуваат во работата, а волонтерите уште повеќе. Ако веќе нема плата или надомест, постигнатото е единствената награда. Откако се поставени целите и стандардите, оценувањето на успешноста станува остварливо. Секако, тоа е задача на претпоставениот. Но, со добро поставени цели и стандарди – луѓето што ја извршуваат работата можат да се оценат самите себе.
Многу е важно да се користат најдобрите вработени (т.н. ѕвезди) за да се зголемат видиците, визијата, очекувањата и капацитетот за резултати на целата организација. Најдобриот начин и начинот кој дава најголемо признание и гордост е најдобрите вработени да бидат учители на своите колеги. Тие треба да бидат претставени пред сите на еден од секторските состаноци и да споделат со останатите како стигнале до одличните резултати. Ништо нема поголемо влијание врз вработените во продажба или во прибирање средства (fundraising), на пример, кога успешен продавач ќе стане пред колегите и ќе им каже „Еве што профункционира кај мене“. Ова, исто така, многу влијае врз успешниот вработен затоа што нема подобро признание.
Доколку НПО не постават работни стандарди може да се случи една од овие работи:
- Претпоставените можат да ги намалат нивните очекувања за да одбегнат конфронтација со вработените околу нивното успешно работење, особено оние претпоставени кои до вчера биле колеги и на исто ниво со сегашните вработени (унапредени претпоставени);
- Вработените можат да се штитат од неуспех преку извршување на работата на пониско (многу покомфорно) ниво.
- Претпоставените можат различно да ги анализираат и да ги евалуираат вработените што ја работат истата работа.
Процес на подготовка на стандардите
Процесот на пишување на резултатите од работењето е составен од четири чекори:
- Идентификување и разјаснување на клучните функции на работното место.
- Организирање на клучните функции во активности и предмети на активностите.
- Одговор на прашањето: „Како можеме да кажеме дека одредена клучна функција е добро сработена?“
- Проверка на резултатите за да осигуриме дека се мерливи.
Стандарди, цели и таргети
На некои работни места, целите и таргетите можат да бидат покорисни отколку работни стандарди. Целите и таргетите се конкретни резултати што треба да се остварат во периодот кој потоа ќе се анализира и ќе се оценува. Целите и таргетите можат да се користат при евалуацијата, односно анализата на работењето доколку се мерливи.
Примери за цели се:
- Да се воведе програма за стимулирање на вработените „Вработен на месецот“ до 30 јуни.
- Оваа година, да се истражат и да се поправат пријавените протекувања на покривот во просек од 10 работни дена.
- Оваа година, со користење на креативни менија за исхрана на студентите, да се намали отпадокот од храната за 5%.
Како што може да се забележи, бидејќи сите овие цели можат да се измерат, а работењето на вработениот или менаџерот може да анализира, евалуира и оценува со поставување на прашањето „Дали ги оствари овие цели?“.
Контрола на стандардите
Многу важен дел од процесот на подготовка на стандардите е контролата на стандардите, а тоа е најтешко да се направи. Контролата на стандардите мора лично да ја прават лидерите (претседателите на организациите или извршните директори). Таа не може целосно да се прави преку други луѓе. Затоа, лидерите на НПО лично треба да ги посетат локалните ограноци (доколку ги има) или лично да се уверат дека целокупниот тим на НПО е посветен и верен на стандардите.
За да биде успешна контролата на стандардите, потребно е:
- Однапред да се постави метод за мониторинг или следење на работењето кој е јасен и разбирлив и за вработениот и за претпоставениот.
- Стандардите да бидат поставени пред или на самиот почеток (најдоцна во првите 7-10 дена) од период кој потоа ќе се анализира и ќе се евалуира.
- Важно е да се постават краткорочни (до 90 дена) и долгорочни цели.
- Да се договори план за комуницирање меѓу претпоставениот и вработениот за работите поврзани со успешното извршување на работата.
- Треба да се избегнува работните стандарди да се користат за микроменаџирање на вработените.
- Стандардите не треба да се напишат или спроведуваат пред самата годишна анализа или евалуација на успешноста од работењето.
- Една од грешките што треба да се избегнат е стандардите никогаш да не се прегледаат и ажурираат (доколку има потреба, а најчесто работите се менуваат) во текот на годината.
- Не смеат да се постават нереални работни стандарди.
- Треба да се внимава, стандардите да не ја ограничуваат креативноста т.е. како ќе се спроведат работите поради тоа што стандардите дефинираат што треба да се направи.
Задача на секоја организација (профитна или непрофитна) е да ги вклучи човековите силни страни во извршувањето и да ги неутрализира човековите недостатоци. Ова е најголемиот тест за секоја организација.
Една од клучните алатки за контрола на стандардите е анализа или оценување на работењето на вработените (Performance Appraisal).
