Воведување на менаџери и вработени во НПО

Фото: Pixabay

По формалното вработување на новиот вработен или менаџер, следува нивното воведување во работата и организацијата.

Квалитетното воведување постигнува неколку ефекти:

• Им помага на вработените побрзо да се ориентираат во новата средина и култура;
• Обезбедува поволен прв впечаток кај новите вработени и менаџери за организацијата и за работното место;
• Обезбедува информации за работата, одделот и организацијата;
• Го зголемува прифаќањето и интеракцијата со колегите;
• Ги забрзува социјализацијата и интеграцијата на новите вработени и менаџери во НПО и во одделот;
• Го зголемува позитивното доживување на новите вработени и менаџери во НПО, одделот и работното место;
• Ја зголемува почетната посветеност и лојалност кон организацијата;
• Може да се очекува повисока стапка на останување во организацијата;
• Овозможува брз старт на новите вработени и менаџери, веднаш ја зголемува продуктивноста и води кон стартно подобри резултати во работењето.

Што претставува воведувањето

Воведувањето претставува насочување на новите вработени и менаџери со организацијата, нивните работни единици и самото работно место. Воведувањето е планирано и структурирано запознавање на новите менаџери и вработени со колегите, работните задачи и обврски, како и самата НПО.

Квалитетно организираното и спроведено воведување има директно и долгорочно влијание врз вработените и може да ја направи клучната разлика кај оние што ќе успеат или нема да успеат на работното место.

Кој го прави воведувањето?

Воведувањето на нововработените и новите менаџери го прават колегите и самата организација.

Воведувањето што го добиваат од колегите е најчесто непланирано и неофицијално и често на новите вработени и менаџери им дава погрешни, недоволни или двосмислени информации и токму тоа е една од причините зошто е важно официјалното воведување која го прави самата организација.

Воведувањето од организацијата (самата НПО) започнува уште во фазата на регрутирање и селекција на новите менаџери и вработени. Дел од воведувањето е и самата репутација за третирањето на нивните вработени и услугите и производите што ги нуди. Во процесот на селекција, новите вработени и менаџери се информирани за генералните информации за НПО како и за тоа кои се задолженијата, одговорностите, очекуваните резултати, работни услови и нивоата на плата. Многу често, самото интервју се случува во просториите на НПО со цел кандидатите да ги видат условите за работа и да ја почувствуваат работната атмосфера на организацијата.

Во зависност од големината на организацијата и тоа дали има или нема оддел за луѓе, односно човечки ресурси, во воведувањето се вклучуваат различни оддели и вработени, но најчесто тоа се директно претпоставениот, некои од колегите поставени за ментори и колегите од одделот на човечки ресурси. Во НПО каде што постои оддел за луѓе, односно човечки ресурси, овој оддел е задолжен за:

• Осмислување;
• Координирање на целиот процес на воведување;
• Обука на директно претпоставените како и што да прават во процесот на воведување, особено во воведувањето во рамките на одделот или на секторот;
• Започнување и спроведување на организациското воведување;
• Следење на резултатите од воведувањето.

Директно претпоставениот, најчесто е задолжен за спроведување на воведувањето во одделот и во работното место, за кое ќе зборуваме малку подолу.

Некои организации имаат креирано менторски или „пријателски“ (buddies) систем на воведување со кои еден од поискусните колеги го спроведува воведувањето во работата на новиот вработен или менаџер. Со цел овој менторски систем добро да функционира, многу е значајно да се направи правилен избор на менторот и тој или таа соодветно да бидат обучени за да го спроведува квалитетно воведувањето во работата и одделот.

Во помалите НПО каде што нема оддел за луѓе, односно човечки ресурси, одговорноста или обврската за спроведување на квалитетно воведување е врз директниот претпоставен. Во многу мали или средни НПО директно претпоставените, но и врвниот менаџмент не се соодветно обучени, не гледаат вредност во воведувањето, сметаат дека е губење на време и дека работите може да функционираат и без квалитетно воведување, што секако е еден од предизвиците што ги имаат овие организации со задржувањето и со добивањето на максималните квалитети и продуктивност од новите вработени и менаџери. Донекаде, за малите организации што немаат оддел за човечки ресурси, разбирливо е зошто не го прават воведувањето – едноставно нема кој да го подготви и да го организира и да го води процесот на воведување, а на менаџерите од највисоко и средно ниво не им е дадена обврска ниту соодветна обука како да го спроведуваат воведувањето. Можно решение за овие организации е да направат договор со надворешна организација специјализирана за човечки ресурси која ќе го дизајнира, организира и ќе го спроведува воведувањето заедно со претпоставените.

Видови на воведување

Постојат два вида на воведување, односно две нивоа на спроведување на воведувањето:

Организациско воведување – ги опфаќа темите засновани на потребите и на организацијата и новите вработени и на менаџери. Генерално, секоја организација постои за остварување на својата мисија – особено непрофитните, бидејќи тоа е единствената цел заедно да бидат одржливи за подолго време, додека профитните имаат најчесто само една цел – да остварат профит. Но, освен овие главни цели, постојат и други вредности и цели, а за задоволување на барањата на клиентите, на целната група, да се задоволат потребите на вработените, грижа за доброто на вработените, како и новите трендови за општествена одговорност, двојна цел за постоење – профит и позитивно влијание врз околината и врз светот, итн. Од друга страна, новите вработени и менаџери се позаинтересирани за платата, придонесите, бенефициите што ги нуди организацијата, специфичните услови и правила за вработување. Воведувањето, за да има позитивен резултат, треба да се направи добар баланс меѓу интересите и потребите на организацијата и новите вработени и менаџери.

Воведување во одделот и работата – во голема мера зависи од спецификите на одделот и од искуството на новиот вработен или менаџер, во таа насока што поискусните нови вработени и менаџери, најчесто имаат помала потреба од воведување и обратно. Но, дури и искусните вработени и менаџери, сепак имаат потреба од основно воведување, а и искусните и помалку искусните треба да добијат детално воведување за процесите, процедурите и работењето на одделот или на секторот.

Пакет со информации за воведување (Orientation kit)

Многу организации претпочитаат на новите вработени и менаџери да им дадат пакет со информации за воведување, како дополнување на усните информации за воведување. Овој пакет со информации е најчесто подготвен од одделот за луѓе, односно човечки ресурси и има за цел да ги опфати клучните потребни информации за секој нов вработен или менаџер, притоа обидувајќи се да не биде премногу детален и збунувачки. Некои материјали што се вклучени во пакетот со информации за воведување се:

Многу организации бараат новите вработени и менаџери да потпишат документ со кој потврдуваат дека го примиле пакетот со информации за воведување, како правна потврда дека вработениот бил информиран за клучните работи и организациските политики и процедури и како потврда дека вработените го прочитале пакетот со информации. Сепак, во реалноста потпишувањето на овој документ не е доказ дека новите вработени и менаџери детално го прочитале пакетот со информации за воведување.

Должина и време на спроведување на воведувањето

Должината, односно времетраењето на воведувањето може да влијае на апсорбирањето на информациите од страна на новите вработени и менаџери. Некои НПО имаат површни воведни организациски сесии коишто траат по пола ден или цел ден, но тие се помалку продуктивни од двочасовните сесии што се повторуваат во текот на неколку дена или една до две недели и ја зголемуваат веројатноста дека новите вработени и менаџери ќе ги разберат и ќе ги задржат информациите што ги добиле.

Што се однесува, пак, до воведувањето во одделот и работното место, за жал, многу програми за воведување имаат ист пристап и недоволно добар резултат, а тој најчесто опфаќа давање на прирачникот и процедурите за работа во одделот и очекување дека новите вработени и менаџери ќе ги прочитаат, па ако имаат некое прашање или нешто нејасно да се обратат до соодветни лица или претпоставениот на одделот или на секторот. Други организации, пак, како дел од воведувањето им даваат тривијални или базични задачи на новите вработени и менаџери.

Овие два пристапа, треба да бидат заменети со сличен пристап како кај организациското воведување растегнато во двочасовни сесии во текот на неколку дена или недели. Воведувањето во организацијата, одделот и работното место, треба да биде добро испланирано и да се користат соодветни техники како што се:

Организациско воведување

• Воведен говор од некој од врвниот менаџер, по можност генералниот директор.
• Историја и менување на организациската структура.
• Вредности и култура на организацијата.
• Важноста и предизвиците во тимската работа.
• Типологија на личности и членовите во тимот.
• Средби со нови колеги од различни оддели и функции во организација, а со кои може да постојат допирни точки.
• Работен ден во сите клучни оддели и сектори со кои треба да соработува новиот вработен или менаџер.

Воведување во одделот и работното место

• „Пријател“ (buddiе) или ментор за првите недели или месец во работата.
• Средба со колегите во рамките на одделот според клучните процеси и функции што ги водат.
• Цели, таргети и задачи на одделот.
• Работни обврски и задачи.
• Политики, процедури, правила и регулатива.
• Разгледување на одделот.

Во последно време, воведувањето и во некои организации сѐ повеќе се сретнува во литературата под терминот „качување на брод“ односно on-boarding и сѐ поголем број на НПО спроведуваат вакви активности заради новите вработени и менаџери за да почнат веднаш со успешна работа, при што многу организации користат софтверски програми и решенија како дел од воведувањето или on-boarding.

На пример, во Фондацијата ЦЕЕД Македонија, секој нов вработен добива листа за воведување во која се наведени сите информации и знаења што се очекува да ги стекне во првите две недели од воведувањето. Во листата точно е наведено со кои сè вработени новиот вработен треба да се сретне за да ги добие тие информации и знаења, а по разговорот и запознавањето, двајцата вработени се потпишуваат така што потврдуваат дека воведувањето на таа тема е успешно завршено.

Воведување како приправник (Apprenticeship)

Воведувањето како приправник им овозможува на новите вработени сеопфатна обука за практичните и за теоретските аспекти на работењето за квалификациите што бараат високи способности, вештини и знаења. Најчесто вклучуваат комбинација на обука на работно место и обука во училница. Должината на практичната работа зависи од занимањето и најчесто е регулирано во стандардите прифатени во самата индустрија или професија, но може да биде од еден месец, 6 месеци, па до неколку години. Најчесто обуката на работно место доаѓа од искусен и од вешт вработен за да се научат практичните аспекти на работењето, додека приправниците паралелно поминуваат обука во училница за да ја научат теоријата којашто е важна за успешно извршување на работата, а некои предмети што се изучуваат се математика, читање на скици и дијаграми и други технички курсеви за специфичните професии. Платите на нововработените, коишто поминуваат низ приправнички стаж, најчесто се половина од онаа на редовните или обучените вработени, но таа најчесто брзо се зголемува после 6 месеци.

Следење и евалуација на воведувањето

Формалното и систематското следење и евалуирање на воведувањето е многу важно и тоа не опфаќа само информирање на новите вработени и менаџери, бидејќи доколку имаат некое прашање или проблем треба да се обратат кај претпоставениот. Обратно, претпоставениот редовно треба да проверува како новиот вработен или претпоставен напредува и да иницира прашања од страна на новите вработени и менаџери, особено за нешто што настанало после воведувањето. Најчесто се применува формална евалуација после првиот месец на работа и во организациите каде што има оддел за луѓе или човечки ресурси, оваа активност ја спроведуваат токму тие.

Одделот за луѓе или човечки ресурси, исто така, треба да спроведе и годишно евалуација и оценување на целокупната програма за воведување за да осигура дека тековната програма ги покрива и потребите на НПО и на новите вработени и менаџери и да побара начини за подобрување на тековната програма.

Еден од начините за прибирање на повратни информации за ефективноста на организациското воведување е преку самите нови вработени и менаџери и тоа преку еден или преку повеќето од овие методи:

• Анонимни прашалници пополнети од сите нови вработени и менаџери;
• Длабинско интервју со одреден број на нови вработени и на менаџери, по случаен избор;
• Групни дискусии со новите вработени и менаџери кои успешно се прилагодиле на работењето.

Повратните информации, добиени преку овие методи, помагаат да се адаптира и да се подобри програма за воведување заснована на конкретните сугестии од страна на вистинските корисници на програмата за воведување.