Многу обврски!
Mногу различни задачи!
Многу кратко време!
Дали се наоѓате понекогаш во ваква ситуација?
Доколку одговорите:
- Постојано: тогаш нешто не е во ред! Или со компанијата и организацијата на тимот во која работите или вие генерално лошо ги менаџирате вашите обврски и мора сериозно да поработите на вашите организациски и работни вештини.
- Понекогаш: тогаш овој неделен совет може да ви помогне барем малку да си ја олесните состојбата.
Во секој случај, овој неделен совет го пишувам првично за себе, да си помогнам и да се мотивирам за да применам некои од можните техники и барем малку да си олеснам во овој бурен период на работа. Што може да направиме:
- Да ја прифатиме состојбата: ако станува збор за период за кој знаеме дека доаѓа или сме веќе навлезени, треба да прифатиме дека ќе треба да дадеме повеќе од просечно. Треба да прифатиме дека ќе има повеќе метеж (клиенти, состаноци, задачи, телефони, пошта…). Треба да прифатиме дека ќе се случуваат грешки и пропусти и дека ќе постои тензија помеѓу колегите. Знаејќи го ова, треба да се подготвиме и физички и психички за да се организираме најдобро, а сè со цел најефикасно да се искористи времето и да го намалиме стресот.
- Подобра приоретизација: нормално, секогаш е најдобро доколку не дозволиме иницијално да се најдеме во ваква ситуација. Тоа зависи најмногу од планирањето и нашата вештина за добро приоретизирање. Да не ги работиме работите што ни се допаѓаат или ни се полесни, туку да ги планираме според важност, итност и дали се за нас. Нормално е да се најдете во ситуација кога повеќе активности се важни и итни, но ако застанете и ги погледнете работите од страна, ќе видите дека секогаш има некоја поважна и поитна.
- Делегирање: доколку не е за вас, веднаш делегирајте и најдете кој може да ја заврши работата најдобро. Или, ако е таа за вас, а може да ја префрлите кај некој колега кој се понудил да ви помогне, дајте му најдобри (најјасни) насоки за извршување на задачата. Колку повеќе детални и правилни насоки, толку помалку ќе има грешки и нервози од двете страни. Бидете тука за помош и за консултации.
- Фокус: алатки и одземачи на внимание и дефокусирање има безброј (телефон, е-пошта, колега, сонце, Facebook, Twitter, Insta…). Наша задача е да успееме да ги игнорираме целосно или да направиме добар филтер за нивно селектирање и намалување на пречките. На тој начин ќе може повеќе да се фокусирате на работите. Доколку сте карактер кој лесно му „лета паметот”, тогаш најдобар филтер е целосно да се исклучите од тие мамки и максимално да посветите време за завршување на обврските.
- Кратки паузи: работење на неколку задачи истовремено (multitasking) е добра вежба за мозокот, но знае да го оптовари многу и да ја зголеми веројатноста за правење грешки. Тоа е најмногу поради префрлањето од задача на задача. Со цел да се намали тој негативен ефект, правете кратки паузи при трансферот од една кон друга задача.
- Организација на тимот: во ваква ситуација секогаш добра и оптимална организација на тимот е од витално значење. Ако сте менаџер, направете најсоодветна формација на тимот, а во ваква ситуација дури дозволено е и да се промени основната шема/поставеност.
- Оптималност во извршување на задачата: ако сте перфекционисти и деталисти, во овие ситуации, вие најтешко си поминувате. Но, мора да сте свесни и да прифатите дека во тие моменти не може да ги завршувате работите со максимален учинок. Вие мора да ги задоволите нормалните стандарди и да знаете дека некаде ќе мора да се пресече и нешто да се жртвува.
- Нешто ќе пропуштите: колку и да бидете вешти, јаки, подготвени, испраксирани, сепак нешто ќе се пропушти. Не си ставајте товар и не кукајте за пропуштеното. Гледајте што може да научите од тоа и одете понатаму.
