Како да организирате состанок онлајн

170

Деловниот состанок на долги растојанија можеби не може да го замени состанокот во живо, но тоа не значи дека не може да биде успешен. Ако работите од дома, знаете дека овој начин на работа е специфичен, но кога ситуацијата во моментот е вонредна, како можете подобро и полесно да се подготвите за разговор со колегите и партнерите?

Состаноците од далечина бараат повеќе време и внимание во подготовките, а ова се  клучните чекори што треба да ги следите:

Зошто ви треба состанокот

Онлајн состанокот никогаш не може да биде “ад хок“, тој мора да се подготви и мора да има цел. Кога сме во канцеларија, можеби ќе се најдеме во текот на денот да имаме десетици состаноци, оние неофицијални кога разјаснуваме со колегите или споделуваме нови информации. Сепак, сега кога тие не се физички достапни за нас, работите стануваат малку комплицирани. Добра идеја е да се ограничи бројот на дневни состаноци и детално да се организираат. Покрај тоа, проверете дали секој има јасна тема и не трае повеќе од еден час, за да не стане уморен за сите учесници.

Одредете цел

Најдобро е состанокот да го организира и раководи директорот на компанијата, или една група. Покрај тоа, состанокот мора да има една главна цел, другите теми се секундарни во тој момент. Нагласете ја оваа цел веднаш штом се вклучите во разговор така што сите учесници ќе бидат навреме информирани и ќе знаат што следат. Основното е: размена на информации, донесување одлуки, правење план. Дополнително е: како луѓето се чувствуваат токму сега и што им треба.

Избор на соговорници

Треба да ги познавате своите колеги многу добро и да знаете чиј карактер е клучен во овие напнати моменти: изберете луѓе кои имаат знаење, но и весел дух. Бидејќи околностите не се вообичаени, оставете простор за спонтаност и  разбирање за оние кои имаат деца или други одговорности.

Кога станува збор за улогите, би било добра идеја да се утврди за секоја средба: кој ќе даде отворено мислење или став за одредена тема. Потоа, кој треба да придонесе за тоа мислење со својата стручност или специфична тимска улога. На крајот, кој е одговорен за квалитетот на задачата и слично. Запомнете, не секој може да стори сé, поделбата на обврски е многу важно.

Хартијата трпи сè

Накратко: креирајте агенда. Oваа агенда треба да се подготви подетално. Многу е важно вашите соговорници да видат и чувствуваат дека навистина се подготвувате за состанокот и дека работата тече.

Обидете се да ги предвидите прашањата што ќе ги постават вашите соговорници и да ги спремите одговорите. Иако комуникацијата продолжува на интернет, таа мора да биде на ниво: планирајте време за луѓето да ги споделат своите впечатоци, емоции и потреби.

Фото: Pixabay