Фото: Pixabay
Клучните ингеренции што треба да ги има секој претпоставен, односно менаџер на кое било ниво, се:
- Да ги избере вработените со кои ќе работи и ќе ги оствари резултатите;
- Да ги отпушти оние вработени што не остваруваат резултати;
- И да ги има и да ги нема ингеренциите 1 и/или 2, мора да ги развива своите вработени сите заедно да ги остварат резултатите. Секако е полесно доколку ги има ингеренциите под 1 и 2, бидејќи тогаш има неколку од клучните менаџерски алатки за водење на луѓето.
Со овој концепт е јасно дека одговорноста за развојот на вработените не е само една од функциите на одделот за луѓе, односно човечки ресурси, туку и една од клучните активности на секој претпоставен. Понекогаш, претпоставените може да го делегираат развојот и обуките на некои од поискусните вработени во одделот.
Денешното динамично опкружување кое не е динамично само во профитниот, туку и во непрофитниот сектор, бара од вработените, а особено од менаџерите, актуелни знаења, идеи, способности и вештини што можат да испорачуваат резултати. Во битката за подобрување на резултатите, обуката на вработените и менаџерите станува сè поважна, бидејќи и вработените и менаџерите треба да се адаптираат на промените и мора да ги надградуваат своите компетенции и квалификации. Ова особено станува важно за менаџерите кои мораат да ги зголемуваат своите менаџерски и лидерски способности кои сè повеќе се бараат и се очекуваат на секое ниво од организацијата.
Обуки
Што претставува обуката?
Обуката претставува процес на учење кое вклучува присвојување на вештини, концепти, правила или однесување, со цел да се зголемат резултатите на вработените и на менаџерите. Обуката е процес, односно постапка со која вработените и менаџерите се здобиваат со квалификации и компетенции за подобро извршување на работата и остварување на подобри резултати.
Обуките можат да се фокусираат на технички вештини кои се поврзани со конкретните работни задолженија на работното место (пишување на проект, чекори во продажба, читање и ревидирање на извештаи, управување со виљушкар или конкретна машина, или на меки (суптилни) вештини кои повеќе се однесуваат на однесувањето и свесноста (комуникации, водење состаноци, управување со промени, делегирање, итн.) на вработените и на менаџерите.
Категории на обуки:
- Воведна обука – обука во текот на првите недели или првиот месец за запознавање со организацијата и со одделот;
- Задолжителна и тековна обука – одредени законски задолжителни обуки како безбедност при работа, доверливост на лични податоци итн.
- Професионална и техничка обука на работно место – се фокусира на вработените и на менаџерите да можат одлично да ја извршуваат својата работа и таа е поврзана со техничките способности карактеристични за професијата и дејноста во која работи вработениот, менаџерот.
На пример, прва помош за волонтерите и за вработените во Црвениот крст; познавање на методите за превенција на ракот на дојката за волонтерите и вработените во македонското Здружение за борба против ракот на дојката Борка, или нега и образование за деца во меѓународната невладина и непрофитна организација СОС Детско Село, присутна и во Република Македонија;
- Обука за односи со други – се фокусира на работењето во тим, комуникацијата со колегите, решавањето на конфликти, менаџерски и супервизорски вештини;
- Обука за кариерен развој – се фокусира на среднорочен и долгорочен развој на личноста и професионализмот кај еден вработени или менаџер за идно напредување, како на пример, управување со промени, управување со време, лидерство, водење на процесот на анализа на успешноста на работењето, итн.
Важно е да се направи разлика помеѓу обуката и развојот затоа што развојот е поширок и опфаќа стекнување на нови способности корисни како за сегашните, така и за идните работни места.
Долгорочен и краткорочен пристап кон обуките
Постои дилема каков пристап да се изгради за обуката – краткорочен и тактички или долгорочен и стратешки. Секако дека помалите организации што немаат оддел за човечки ресурси или луѓе најчесто ниту планираат, ниту буџетираат, ниту гледаат долгорочно или стратешки на обуката. За организации до 50 вработени, можеби тоа е дозволено, но бројот на вработени не треба да е индикатор за пристапот кон најважниот ресурс на денешницата – знаењето и луѓето, туку фазата на развој на организацијата, исполнувањето на мисијата, стратешките цели, стратегијата на цена и квалитет, времето на постоење на организацијата, итн.
Се покажува дека поуспешните организации, мултинационалните организации имаат стратешки пристап, планирање и буџет за обука на своите вработени и менаџери и се покажува дека во пакет со другите конкурентски предности токму обуката ги прави овие организации лидери во својот делокруг на работење. Целта на долгорочниот фокус е да се направи поквалитетна анализа на општите потреби за развој на вработените, па како еден од елементите за развој, обуката да биде еден од начините да се подобри успешноста во работењето на вработените и на менаџерите. Со долгорочниот пристап може да се постигне култура на постоајано учење, подготвеност за промени и флексибилност, континуирани нови вештини кај вработените и кај менаџерите, размена на искуства внатре во организацијата, полесна и поотворена комуникација внатре во организацијата и зголемена шанса за задржување на клучните вработени.
Обуката мора да е насочена кон исполнување на одредена организациска цел како што се поефикасни методи на производство, подобрен квалитет на услугата или производите, намалени трошоци, подобро опслужување на корисниците, итн. Тоа значи дека организациите треба да ги фокусираат своите ресурси само кон оние обуки што можат најмногу да помогнат во остварување на целите на организацијата.
Долгорочниот пристап подразбира менаџмент на знаење што го определува начинот на кој една организација го утврдува и го управува знаењето за да биде врвен играч во својот домен или да биде конкурентна. Целта на менаџментот на знаења е на систематски начин да го пренесе вистинското знаење, на вистинските луѓе во вистинското време со цел да се постигнат врвни резултати.
Како надополнување на менаџментот на знаење се јавува т.н. процес на советување за успешно работење (performance consulating) што претставува процес во кој организацијата и надворешен или внатрешен консултант или советник креираат партнерски однос за да ги остварат мисијата и деловните цели преку оптимизирање на работењето на тимовите, вработените и на менаџерите. Преку дефинирање на тоа како треба да бидат нештата, какви се тие во реалноста, дефинирањето на причината зошто не е како што треба или зошто е вака како е, и изборот на вистинските решенија, советувањето за успешно работење им помага на организациите да ги развиваат луѓето и менаџерите.
Уште еден важен елемент во менаџментот на знаењата е вклучување на практика во обуките, со цел за интеграција и успешност на работното место, обуката и учењето. Сè повеќе се бара обуките, вежбите и примерите во обуките да содржат практични и конкретни елементи од работењето на вработените и на менаџерите.
Фази во процесот на обуката
Ефикасното обучување, освен стратешки и долгорочен пристап, бара и систематски и темелен пристап со цел да се добие максимум од вложените ресурси – време и пари. Систематскиот пристап го расчленува процесот на креирање на обуката во 5 фази:
- Анализа на потребите.
- Дизајнирање на обуките.
- Развивање на обуките.
- Спроведување на обуките.
- Евалуирање на обуките.
Анализа на потребите за и од обуката
Првиот чекор, во систематскиот пристап кон обуките, е анализата на потребите за и од обуката која има за цел да ги анализира тековните предизвици во успешното извршување на работата од страна на вработените и менаџерите, но и предизвиците на организацијата во целина, за да се утврди дали и како може обуката да помогне. Целта е да се измерат сегашните компетенции на вработените и менаџерите и тие да се споредат со стратешкиот план и компетенциите што ќе ѝ требаат на организацијата за да го оствари тој стратешки план.
Како што веќе споменавме погоре, треба да се дефинира како треба да бидат нештата, какви се тие во реалноста, причините зошто не е како што треба или зошто е вака како што е, за да се стигне до изборот на вистинските решенија и тогаш да се види дали обуката може да помогне за нештата да бидат како што треба да бидат.
Анализа на потребите за и од обуките претставува систематска анализа за специфичните обуки што треба да ги спроведе организацијата за да ги оствари своите цели.
Систематски спроведената анализа на потребите за и од обуките опфаќа 3 субјекти (организацијата, работното место и поединецот) и околу 16 методи (интервјуа, анкети или прашалници, набљудување, фокус групи, анализата на успешноста на работењето, проверка на документите на организацијата, жалби и поплаки, несреќи, трошење, навреди, излезни интервјуа, опис, спецификација и стандарди на работното место и центри за проценка), прикажани во табелата:
Дефинирање на резултати од обуката
По дефинирањето на потребите за и од обуката, треба да се дефинираат резултатите што треба да се постигнат со обуката. За жал, програмите за обука на многу организации немаат зацртани цели од обуките и многу често не се оди подлабоко од фактот дека треба да се направи обука. Кога фалат јасни очекувани резултати, станува многу тешко да се евалуира и да се оцени ефикасноста на обуката и изборот е отежнат на соодветни материјали, содржина и методи за пренесување на знаењето.
Ефективните програми за обука дефинираат писмено изразени цели и резултати што треба да е постигнат по завршување на обуката за организацијата, одделот и за самата индивидуа. Преку правење на соодветна анализа на меѓупросторот (gap analyses) или советување за успешно работење (performance consulting, кое го објаснивме погоре), се дефинираат резултатите што треба да се постигнат за сегашната ситуација да се подобрат и да се променат во посакуваната ситуација, односно посакуваните знаења, вештини и способности.
Резултатите од обуката можат да бидат поврзани со:
- Креаторите на обуката
- Кои принципи, факти, концепти и поенти треба да се научат со обуката?
- Кој и каде треба да биде обучуван?
- Резултати за организацијата или одделот
- Кое ќе биде влијанието на обуката врз резултатите на организацијата и врз одделот како што се намалено отсуство, заминувања на клучни вработени, намалени трошоци, зголемена продуктивност?
- Индивидуалната успешност во работењето и личните цели за развој
- Кое влијание ќе има обуката врз однесувањето и врз ставовите на обучуваните вработени и менаџери?
- Кое влијание ќе има обуката врз личниот развој на обучуваните вработени и менаџери?
- Знаења
- Кои нови информации, трендови, алатки, теории и практични модели ќе ги усвојат слушателите на обуката?
- Вештини
- Што ќе може вработените и менаџерите различно да направат по завршување на обуката што пред обуката не можеле да го направат?
- Временски рок
- Во кој временски рок може да се очекуваат подобрувањата во погоре наведените области?
Успехот на секоја обука треба да се мери во однос на поставените цели и резултати кои треба да бидат мерливи.
Освен поставувањето на очекуваните резултати од обуките, друг важен критериум е – на кои обуки да им се даде приоритет со оглед на секогаш ограничениот буџет за обуки. Затоа, поврзувањето на потребите за обука и очекуваните резултати со стратешките цели на одделот и организацијата помага да се дефинираат оние обуки кои во овој момент или оваа година се очекува да дадат најголемо подобрување на успешноста на одделот и на организацијата.
