Развивање преку обука, менторство и коучинг (3)

Фото: Pixabay

Развивање на обуки и методи на обука

Имајќи ги предвид принципите за учење, особено оние за учење на возрасни лица, потребата од практика и стиловите на учење, следната фаза во обуката е развивање на обуката според некој од методите на обука.

Организациите користат или внатрешни или надворешни ресурси при организирање на обуките.

Внатрешна обука

Многу од организациите редовно спроведуваат внатрешни обуки, а некои организации имаат и внатрешни вработени коишто се занимаваат со анализа, дизајнирање и развивање на внатрешни обуки, особено за техничките вештини кои се клучни за функционирањето на организацијата. Најчесто користени методи за внатрешна обука се:

– Обука од колеги и супервизори.

– Обука на работното место.

• Инструктажа.
• Демонстрирање.
• Ротирање на работни места.
• Обука како приправник.
• Обука во училница.
• Интернет обука.

Обука од колеги и од супервизори

Како што веќе споменавме, без оглед дали организацијата ќе организира воведна обука или не, новите вработени ќе добијат обука од своите колеги на неформален начин. Вработените, во текот на својата работа, добиваат внатрешна обука од своите колеги и претпоставени во текот на секојдневната интеракција, за време на секторските состаноци или за време на заедничките патувања.

Обука на работното место (on the job training)

Оваа обука најчесто ја прават некои од поискусните вработени, претпоставеното лице или некој од менаџерите. Целта на вработениот е да му се покаже преку инструктажа и демонстрирање како треба да се работи зададената работа и потоа да се остави простор да ја прави работата под надзор на обучувачот. Обуката преку ротирање на работни места им овозможува еден вработен да научи да извршува повеќе работни места во рамките на еден оддел или сектор преку практично извршување на работата за одреден временски период, со што кога некој од колегите е отсутен, некој друг колега може да ја извршува таа работа. Обуката преку ротирање многу се користи кај менаџерските позиции како подготовка за извршни или повисоки менаџерски позиции, така што помладите менаџери преку работење на одредено време на различни менаџерски позиции стекнуваат клучно искуство, способности, но и се запознаваат со различни аспекти и функции во организацијата.

Предноста на обуката на работното место е дека не побарува посебни простории, вработениот продуктивно го користи времето за обука со тоа што реално ја работи работата за време на обуката, заштедува трошоци за патувања и надворешни инструктори. Недостатокот на оваа обука е што поради притисокот од работното секојдневие, оваа обука може да биде опасна за опремата или за самите вработени  или, пак, занемарена, односно да не се случи во целост. За да биде обуката на работното место ефективна и ефикасна, треба да се земат предвид следниве елементи:

• Подготовка на вработениот за учење за време на работа.
• Разглобување на работата на компоненти и потенцирање на клучните трикови и финеси.
• Презентирање на процесите и знаењето.
• Детално следење, тестирање и коригирање на работењето.
• Редовно следење.

Обука како приправник (Apprenticeship Training)

Оваа обука веќе ја објаснивме во делот Воведување на нови вработени и менаџери.

Обука во училница

Обуката во училница се прави надвор од работното место и претставува еден од најпознатите и најчесто користените методи за обука. Таа е ефективен начин за брзо пренесување на информации на поголема група вработени со лимитирано или со мало познавање на темата на предавањето. Таа е корисна за пренесување на знаење за фактографски материјал, концепти, принципи и теории. Делови од воведувањето, од обуката како приправник или од обуките за безбедност при работа, најчесто се во некоја форма на обука во училница. Сè повеќе учењето во училница се користи и за технички, професионални и за менаџерски позиции.

Електронски обуки (е-обуки)

Во некои организации, обуките на вработените се префрлени од училница на интернет односно електронски. Ваквите „виртуелни“ училници нудат обуки за:

• Самоучење според сопствено темпо;
• Учење од далеку;
• Обуки во реално време преку интернет;
• Видеоконференции;
• Користење на интерактивни софтвери со кои оние кои се обучуваат во исто и реално време можат да поставуваат прашања коишто ги гледаат и/или слушаат сите „присутни“, споделување на слики, графикони и екрани со цел за интерактивност, итн.
• Симулации на работењето што ги опфаќаат сите сетила (допир, звук, движење) што помага во пренесување на знаењето.
• Видеоигри со кои се пренесува новото знаење, но и се проверува стекнатото знаење на вработените;
• Организациски или менаџерски игри што помагаат за стекнувања на знаења и способности за решавање на комплексни проблеми како што се носење на финансиски одлуки, обезбедување на потребни финансии, распределба на трошоци за маркетинг, истражување и сл.

Особено организациите кои се распространети низ целиот свет, со помош на електронските обуки можат да им овозможат брз и еднаков пристап до знаењето, преку обуките на сите вработени без притоа да се закажуваат обуките и да се патува.

Електронските обуки имаат свои предности (дефинирање на време и темпо според потребите, повеќе сетила, вградена помош,  тестирање и бодување, лесна надградба, одлична за едноставни факти и концепти), но и недостатоци (бара пристап до брз интернет, не е соодветна за некои обуки како лидерство, менаџмент, бара поголеми инвестиции однапред, бара голема поддршка од врвниот менаџмент), но е очигледен фактот дека тие ќе бидат сè повеќе присутни во иднина.

Со оглед на дилемата дали електронското учење може да биде единствениот метод за обуки на вработените, па затоа сè повеќе се користи т.н. комбинирано учење. Ова учење ги комбинира кратките и брзи електронски обуки со традиционалните обуки и симулации на работното место или надвор од работното место.

Надворешна обука

Обуката која се организира и се спроведува надвор од самата организација ја користат организации од сите големини, особено оние што немаат внатрешни ресурси и капацитети да организираат внатрешни обуки или кога треба многу лица да се обучат за краток рок. Главни причини зошто организациите користат надворешна обука се:

• Помали трошоци за учесник, особено за помали групи или специфични и не толку клучни занимања во самата организација.
• Нема лице со соодветно знаење и доволно време да ја дизајнира и да ја развие обуката во рамките на самата организација.
• Постојат предности во размената на искуства и комуникацијата со колеги од други организации и од надворешни предавачи.
• Не постојат соодветни професионални предавачи, мотиватори или ѕвезди говорници внатре во самата организација.

Многу организации избираат надворешни организации (outsourcing) што нудат и организираат обука. Според Американското друштво за обука и развој (ASTD) тоа е околу 25% до 30% од вкупните трошоци за обука, а тој процент се зголемува во последно време поради трошоците, фокусот на организациите на главната дејност или при спојување и преземање. Специјализираните организации за обуки имаат искуство, обучени и фокусирани вработени на обуките и можат да ги анализираат потребите, дизајнираат и да развиваат обуки и можат да ги подобруваат или менуваат обуките засновано на досегашното искуство во спроведување на обуките. Исто така, овие организации можат да направат и прилагодување на веќе дизајнираните обуки според конкретните потреби на организацијата којашто има потреба од обука.

Сертифицирани професионални обуки

Друга опција за надворешна обука е користењето на продавачите и добавувачите за обука како што тоа во профитниот сектор го прават софтверските компании Микрософт, Циско и останатите кои обезбедуваат технички сертифицирани обуки за своите производи со кои можат да го акредитираат нивото на техничките познавања и се корисни и за вработените како доказ за своите познавања и за организациите како доказ за квалитетот на степенот на услугата и производите, но и како критериум за селекција и за напредување. Во многу професии, професионалните организации или други организации, нудат сертифицирани обуки за влегување, развивање и за напредување во професијата – особено во областа на сметководство, финансии, менаџмент, управување со проекти, внатрешна контрола и ревизија, итн.

Професионални конференции

Многу организации што работат со партнери или преку други организации, организираат конференции за областа на делување каде што многу вработени ги следат трендовите и добиваат подетална обука за користење на производи, услуги и новини во работењето. Многу организации организираат конференции на одредени теми блиски до нивното работење за да ја зголемат свеста за одредена област, тема или предизвик што треба да се надмине.

Отворени обуки и конференции

Многу често, специјализираните организации за обуки и конференции, организираат т.н. отворени обуки отворени за учесници од различни компании кои се на исти или на слични позиции. Ваквите обуки имаат предност, бидејќи организациите не мора да имаат внатрешни капацитети и финансии за дизајнирање, развивање и спроведување на обуки, а сепак можат да имаат пристап до квалитетни обуки. Исто така, размената на искуствата со учесниците од другите компании нуди значителни предности во учењето, особено на возрасните лица. Темите, модулите и предавачите на ваквите обуки се однапред одредени така што самите организации можат да видат дали тие теми се поклопуваат со потребите за обука за конкретните вработени за кои планираат да ги испратат на обуката.

Прилагодени обуки за потребите на конкретна организација

Организациите што немаат внатрешен капацитети и финансии за дизајнирање, развивање и спроведување на обуки, имаат можност да побараат надворешни организации или лица и да спроведат специјализирана и прилагодена обука (custom/tailor training) според утврдените потреби за обука на организацијата која сака да спроведе обука. Обуката може да се случи физички во просториите на организацијата која бара обука, но фактот дека се ангажираат надворешни организации и лица, ја става во категоријата на надворешни обуки.

Обуки финансиски поддржани од национални и од локални влади

Во многу земји, владите или локалните власти нудат финансиски стимулации за обука на вработени или невработени лица за подобрување на работната сила во државата или во регионот. Овие стимулации се најчесто поврзани со одредени категории лица – со специјални потреби, неразвиени региони, дефицитарни професии и занимања, жени, млади кои се подолго време без работа, итн.

Кај различните видови на внатрешни и надворешни обуки се користат и следниве методи на обука:

Примери од други случаи (case studies)

Овој метод најчесто се користи во обуките за менаџери при што учесниците или индивидуално или во група се запознаваат со одреден реален проблем на одредена организација и се бара од учесниците на обуката да го анализираат проблемот, да размислат за можни решенија и да одберат најсоодветно решение за проблемот.

Симулации и играње улоги

Симулациите се многу корисен начин за учење на вработените и на менаџерите. Освен симулациите пред компјутер, се користат и симулации во определен простор, опрема и материјали коишто ја заменуваат реалната ситуација на одредено работно место за подобро функционирање во слични или идентични услови. Играњето улоги е еден вид симулација при што секој учесник на обуката има одредена улога што треба да ја одигра или да ја одглуми при конкретна ситуација која реално може и се очекува да се случи на работното место. Играњето улоги е поволно за вештини поврзани со интеракција со други, како што се продажни, преговарачки, интервјуирачки, делегирачки, менторски и други способности.

Индивидуални и групни вежби

Со овој метод се задаваат однапред осмислени индивидуални или групни вежби или задачи кои учесникот или учесниците како група треба да ги разгледаат, решат и најчесто да ги презентираат пред целата група, потоа што заклучиле или како ја решиле вежбата или задачата.

Останати важни чекори, во рамките на фазата развивање на обуката се:

• Дефинирање на методот на обука или комбинирање на методите на обука.
• Креирање на прототип.
• Развивање на материјалите за обука.
• Развивање на кратко сиже од обуката.
• Развивање на распоред на обуката.
• Пишување на придобивките за секој учесник од обуката.
• Подготвени вежби, инструкции за вежби и помошни материјали.
• Обука на обучувачи.
• Дизајнирање на анализата на успешноста на обуката.
• Пилотирање на тренингот.

Спроведување на обуката

Во оваа фаза на обуката се вршат финалните подготовки пред спроведување на обуката. Клучните чекори кои се случуваат во оваа фаза на обуката се:

• Финален распоред на обуката.
• Печатење и подготовка на материјалите, вежбите и евалуациите за обуката.
• Подготовка на обучувачите за предавањето.
• Известување и запишување на учесниците на обуката.
• Подготовка на список за присутни на обуката.
• Почеток на обуката.
• Менаџирање на програмата за време на обуката.

Анализа на успешноста на обуката

Придобивките од анализата и оценувањето на успешноста на обуките се можноста оние обуки кои не се ефективни да се повлечат за да се заштедат време и други ресурси, а слабостите на постоечките обуки да се пронајдат и да се поправат.

Анализата на успешноста на обуката најчесто се прави на следниве шест области:

1. Задоволство и реакција на учесниците.
2. Што е научено.
3. Промени во однесување.
4. Мерливи резултати.
5. Поврат на инвестицијата.
6. Успешност на предавачите.

Договори за обука

Многу организации во последно време бараат вработените и менаџерите да потпишат договор за обука со цел да осигураат дека вработените ќе ги применат новите знаења и однесување во самата организација, но не и надвор од неа или, пак, во конкуренцијата. Многу често овој договор го дефинира вкупниот трошок за обука (објаснет погоре) и времето во кое вработениот или менаџерот ќе го отплаќа тој износ преку редовно работење во организацијата. На пример, ако вкупниот износ на обуката е 60.000 денари за учесник, вклучувајќи го износот на плата за тој ден и другите трошоци што ги опишавме погоре и доколку организацијата бара тоа знаење да биде применето во следните четири години, доколку некој вработен си замине порано, да речеме после две години, тој би ѝ должел на организацијата одреден износ за неисполнет договор, односно во конкретниов случај 30.000 денари. Сè повеќе организации од сите индустрии го применуваат договорот за обука, особено за скапи надворешни обуки.