Интелигентно управување со информации: 4 важни аспекти

31

Кога бизнисите почнаа да ги претвораат своите хартиени документи во дигитални датотеки, немаше особено строги правила за тоа каде да се складираат информациите. Во многу случаи, се покажа дека се расфрлани на десктоп површината и хард дисковите на вработените или се акумулирале во дојдовните поштенски сандачиња. Со текот на времето, организациите ги сфатија придобивките од обезбедувањето информации на начин, за да бидат полесно достапни за сите членови на тимот. Почнаа да се воведуваат решенија за споделување датотеки.

Сега кога бизнисите се повеќе се потпираат на податоци, вклучувајќи ги и т.н неструктурирани податоци, наследените начини на управување со информации мора да отстапат место на интелигентното управување со информации (IIM). Во спротивно, многу бизниси едноставно нема да можат да опстанат, забележува Securitybrief.

Постојат четири важни аспекти на интелигентно управување со информации.

Елиминација на „силоси“

Кога содржината е „расфрлена“ низ различни апликации и системи, за вработените може да биде речиси невозможно да го најдат она што им треба, токму кога им треба. На пример, ако некој вработен бара документ во системот за управување со односи со клиенти (CRM), можеби нема да го најде затоа што документот е всушност зачуван во системот за планирање на ресурси на претпријатието (ERP). Сепак, ова создава значителна неефикасност. Проблемот може да го загрози квалитетот на деловните одлуки што се носат.

Интелигентното управување со информации може да ги елиминира овие „силоси“ обезбедувајќи можност за пребарување на целото дигитално деловно опкружување, без разлика каде се складирани информациите. На овој начин, вработените ќе можат да пристапат и да користат каква било содржина во секое време, каде било и на кој било уред.

Во оваа ситуација, моќните резултати од контекстуалното пребарување ќе ги изнесат документите што ги бара вработениот, заедно со сите други релевантни информации. Ова може драстично да го намали изгубеното време при пребарување на документи и проверка на верзии. За возврат, вработените имаат можност да се фокусираат на активности што генерираат приходи.

Безбедност на податоците и информациите

Податоците се бизнис-средство кое мора да биде заштитено за да се обезбеди конкурентска предност на бизнисот. Но, ако податоците не се видливи за бизнисот до последната мала честичка што е зачувана, потенцијалот за пробив може да биде преголем.

Затоа, интелигентниот систем за управување со информации мора да обезбеди целосен приказ од 360 степени на податоците во сите системи и складишта. Врз основа на тоа, се применуваат правила за контрола на правата за пристап на корисниците.

Ефикасност базирана на вештачка интелигенција

Со користење на вештачка интелигенција за класификација на информациите, современите решенија за IIM можат дополнително да придонесат за способноста на вработените да го најдат вистинскиот документ кога им е потребен. Ова им овозможува на вработените да се фокусираат на тековната задача наместо да губат време во потрага по информации.

Можности за работа и соработка на далечина

Испраќањето документи по е-пошта создава ризици за безбедност и контрола на верзиите. Но, во услови на далечинска и хибридна работа, многу организации прибегнуваат кон е-пошта за размена на информации меѓу работниците.

Во интелигентното управување со информации, работниците од далечина се потпираат на дигитални системи кои им овозможуваат пристап до вистинските информации без да се потпираат на закачени фајлови во е-поштите. Ова овозможува ефикасна соработка помеѓу вработените, истовремено елиминирајќи ги безбедносните ризици и веројатноста за проблеми со верзиите.

Сето ова покажува дека современите решенија на IIM ги прават важните информации лесно достапни за овластените корисници кога им се потребни, што ја зголемува продуктивноста, го зголемува задоволството на клиентите и придонесува за поголема профитабилност.