Фото: Pixabay
Видови на волонтери
Генерално правило е дека:
- Една третина од волонтерите се лидери и ќе преземат иницијатива за да се завршат работите;
- Една третина се добри следбеници и одлично ќе ги извршат своите задачи, доколку се добро водени; и
- Една третина се несоодветни и нема никогаш да направат ништо, без оглед на вложувањето во нив.
Значи, волонтерите мора да бидат издигнати на пиедестал, не само заради нивните успеси, туку и поради тоа што ќе ја натераат секоја непрофитна организација подобро да се организира во поглед на планирање, материјали и лидерство.
Друго разграничување на волонтерите е на:
- Услужни волонтери – оние коишто го донираат своето време за да помогнат директно во активностите и на луѓето, и
- Процедурални волонтери – оние коишто се во извршниот орган, во советодавните органи и комитети.
И двата вида волонтери се еднакво важни за една успешна програма на волонтери, се надополнуваат и понекогаш се испреплетуваат. Некои непрофитни организации (НПО) бараат самите процедурални волонтери да извршуваат од време на време услужни волонтерски активности, а некои услужни волонтери ги покануваат да станат процедурални волонтери.
Креирање на програма за волонтери
Најголемиот број на новоосновани НПО, целосно зависат од волонтерска работа, бидејќи немаат средства за да платат вработени. Исто така, многу други големи, стари и познати НПО во светот, се структурирани околу идејата дека волонтерите ќе ја вршат работата на организацијата без помош на вработените.
Волонтерите се пожелни во секоја организација, особено во НПО затоа што не очекуваат дека ќе добијат плата на секои две недели или на крајот на месецот. Но тоа не значи дека волонтерите не предизвикуваат трошоци во обем како кај вработените. Регрутирањето, обуката, менаџирањето, преквалификацијата и заблагодарувањето на волонтерите бара напор од некој во организацијата.
Програмата за волонтери, шематски може да се прикаже на следниов начин:
Дури и во ситуација, ако НПО е целосно заснована на волонтери, препорачливо е барем еден од нив да биде задолжен со позицијата координатор на волонтерите, некој кој би требало да ги следи активностите и да ги извршува следниве задолженија:
Организирана програма за волонтери мора да исполни неколку предуслови, цели и аспекти:
Определување на потребата за волонтери
Секоја организација треба добро да се преброи и да утврди колку волонтери ѝ се потребни и кои функции треба да ги извршуваат. Препорачливо е да се направи распоред со задачи кои треба да се извршат – планирање што треба да се заврши и колку луѓе треба да ја завршат таа работа. Следнава табела може да послужи како пример:
Во фазата на определување на потребата за волонтери, треба да се има предвид дека е можно да се има и премногу волонтери, што во суштина може да е полошо или еднакво лошо, како и да се има премалку волонтери. Нема ништо полошо отколку да се замолат луѓето да помогнат и потоа да се открие дека тие нема што да прават.
На почетокот ќе има потреба од експериментирање пред да се утврди точната бројка на волонтери за одредена активност, како и точното времетраење на активноста. На пример, може да се заклучи дека зa испраќањето на 300 плика е потребно време од 3 часа за тројца волонтери. Исто така, може да се открие дека рачното пишување на адресата на писмата може да потрае подолго отколку со помош на налепници или дека испраќањето пошта со дознака трае подолго отколку обична пошта.
Ниту една НПО, без оглед колку е преоптоварена со работа, слаба со човечки и финансиски ресурси, желна за свежа крв и придонес, и колку и да има ентузијазам за потенцијалниот придонес на граѓаните, не треба да го почне вклучувањето на волонтерите со регрутирање. НПО мора да научат дека не смеат да одолеат на искушението и да ги повикаат волонтерите пред да ја завршат домашната работа за одржливо вклучување на волонтерите. За жал, добронамерното, но прерано повикување на волонтерите може да предизвика незадоволство кај платените вработени, фрустрација кај волонтерите и може да ги засили проблемите поради кои требало да се вклучат волонтери.
Основата за ефикасна волонтерска програма лежи во сериозно разгледување на рационалноста зад вклучувањето на волонтери и во развивањето на филозофија и политики за водење на волонтерскиот ангажман. Програмското планирање и дизајн започнува со оценка – зошто организацијата сака да користи волонтери и кои се придобивките и проблемите поврзани со користењето на волонтери.
Особено во времињата кога имало сериозен проблем со финансиите, членовите на извршниот орган или менаџерите на една НПО можат да посегнат по „заштеди“ како основна причина за вклучување на волонтери. Но, ова може да биде заведувачки. Иако трудот на волонтерите е „бесплатен“ или дониран, програмата за волонтери бара трошоци за ориентација, обука, некои покривања на трошоци, промоција, материјали, итн. За да се покријат овие трошоци за волонтерите, ќе мора да се ангажираат ресурси, бидејќи ако ги нема ќе треба да се земат од платените вработени (онаму каде што ги има) или да им се остане должен. И во двата случаја крајниот резултат е неповолен и може да остави лоша трага и врз организацијата и врз волонтирањето.
Многу поточен опис на економските бенефити – што може волонтирањето да ѝ го донесе на една организација е „трошковна ефикасност“. На пример, програма спроведена со волонтери која е направена како замена или како надополнување на програма спроведена од платени вработени, може да ги намали трошоците за постигнување на одредено ниво на услуги или да може да ги зголеми услугите за фиксно ниво на трошоци. Од организациски аспект, волонтерите нудат можност за попродуктивно користење на постоечките средства и човечки ресурси. Со многу малку инвестирани ресурси, волонтерите можат да го зголемат драстично нивото и квалитетот на услугите.
Освен заради финансиските заштеди и трошоковна ефикасност, има и други причини зошто се ангажираат волонтери:
Можни лоши страни на користењето на волонтерите се:
Тоа што е посебно важно е НПО и вработените во неа да имаат едно сеопфатно разбирање дека користењето на волонтерите ќе биде исплатливо од аспект на инвестираните организациски ресурси, кои се потребни за да биде успешна една волонтерска програма. Ова разбирање е витално во објаснувањето на потребата за волонтери и пред вработените (кои ќе мораат да направат промени во сопствениот стил за да се одоброволат волонтерите) и за заедницата (која дефинитивно мора да разбере зошто на организацијата ѝ требаат волонтери.
Пред да се почне со работа со волонтери, организацијата мора ги дефинира крајните цели што треба да се постигнат преку една програма со волонтери. Треба да се направи јасна листа на мерливи цели како претходница на дизајнот на програмата. Како што видовме погоре, прво се дефинираат волонтерските позиции, потоа бројот на луѓе коишто ќе бидат потребни. Ова се основни податоци за да може да се направи регрутација и обука на волонтерите. Веќе дефинираните јасни цели ќе послужат и како основа за одредување на конкретни резултати низ кои ќе се мери успешноста на програмата. Евалуацијата на резултатите е клучна за подобрување и за зајакнување на програмата.
Ако имате прашање за Јован Маџовски, можете да го поставите на Бизнис советник.
