Фото: Pexels
Законот за финансиска дисциплина кој стопанството долго време го бараше, предвидено е да стапи на сила на 01.01.2014 година. Но, дали од организационен аспект фирмите се спремни за реализација на истиот?
Она малку време што останува (околку 50-тина дена), добро е фирмите да го искористат за анализа на постојната интерна организација на фирмата и прилагодување на истата, пред се заради обезбедување на побрза наплата како и избегнување на ситуација на паѓање во задоцнување при плаќањето на обврските.
Предлогот на законот за уредување на роковите за намирување на парични обврски настанати при деловни трансакции т.н. закон за финансиска дисциплина, ќе има значајно влијание на интерната организација на микро и малите фирми, особено член 5 точка 1 и 2 (се разбира доколку нема измени во овој дел), кој се однесува на утврдувањето на критичниот датум од кој тече рокот за исполнување на паричните обврски.
Имено, цитирам:
“Во случај кога рокот за плаќање не е утврден во договорот помеѓу економските оператори од приватниот сектор, односно помеѓу субјектите од јавниот сектор и економските оператори од приватниот сектор, должникот треба да ги исполни своите парични обврски во рок од:
1. 30 дена од денот кога должникот ја примил фактурата, односно друго барање за плаќање од доверителот кој ја исполнил својата договорна обврска или
2. 30 дена од денот кога доверителот ја исполнил својата обврска односно извршил испорака на договорената стока или услуга, а притоа не може да се утврди денот на приемот на фактурата или друго соодветно барање за плаќање.”
Како друштвото односно сметководството ќе знае кога должникот (купувачот) ја примил фактурата, за да го смета датумот на прием на фактурата како почетен датум од кој тече рокот за наплата, односно кога е датумот на достасување на обврската?
Досега сметководството вршеше евиденција на фактурите согласно датата на издавање на фактурата независно од начинот на доставување на документот до купувачот (должникот). Со други зборови, овие два процеса се извршуваа независно еден од друг и доставувањето немаше влијание на датата на доспевањето на фактурата. Сега овие процеси се спојуваат, односно пожелно е во моментот на евиденција на фактурата да се знае датумот на прием на фактурата кај купувачот (должникот), за да може добиените прегледи од сметководството/финансиите да бидат усогласени со фактичката состојба.
Точноста на сметководствените/финансиските податоци е релеванта за правилно менаџирање на готовината. Доколку законот се донесе во оваа форма и стапи на сила од 01.01.2014 година, сите фирми ќе мора да водат сметка за правилно и навремено менаџирање на готовината, за разлика од досегашната пракса, кога приоритетите за плаќање се утврдуваа од ден за ден.
Со предложениот член 5, точка 1, датумот за исполнување на паричната обврска почнува да тече 30 дена од приемот на фактурата. Значи, доколку фирмите сакаат да имаат сигурен доказ дека купувачот ја примил фактурата, ќе треба да се одлучат за еден од двата начина на достава преку кои со сигурност може да се утврди датумот на прием на фактурата кај купувачот (должникот). Првиот начин е преку архива, односно лична достава, при што купувачот (должникот) со потпис, дата и печат ќе го потврди приемот на фактурата, а другиот начин е достава на фактурата преку пошта со повратница.
Доставувањето на фактурата по маил може да биде само дополнителен начин за информирање на купувачот, за финансиската обврска, но водете сметка дека сметководството на купувачот може да го одбие ДДВ, само со оригинална фактура, односно не може да ја евидентира вака доставената фактура во сметководство.
Произлегува дека секоја фирма треба да си направи пресметка на трошоците и да одлучи како ќе се организира, како од аспект на економичност, така и од аспект на ефикасност.
Доколку сите фирми се организираат на овој начин, тогаш ниедна фирма нема да има никакви проблеми при утврдувањето на критичниот датум, односно датумот од кој се брои рокот за исполнување на паричните обврски.
Но она што е потешко за фирмите, е точката 2 од истиот член, каде во услови да не може да се утврди денот на приемот на фактурата или друго соодветно барање за плаќање, рокот за исполнување се брои од денот кога доверителот ја исполнил својата обврска, односно извршил испорака на договорената стока или услуга. Со други зборови, што ако не сте ја примиле фактура независно од која причина (пример, испратена со обична пошта на погрешна адреса, или истата е доставена, но не била доставена до сметководство, или доставена е до сметководство, но не е искнижена навремено и слично), рокот се смета од датумот на испратницата. Значи фирмата може да падне во задоцнување, а да не знае дека има долг.
Колку и да сакаме да го критикуваме предлагачот на законот за оваа одредба, сепак со оглед на тоа што дијапазонот на причините за неевидентирање на фактурата односно долгот во сметководство е огромен, лично сметам дека оваа одредба е добра и покрај тоа што ќе предизвика дополнителни активности и трошоци за контрола на набавките.
Фирмите би можеле да го надминат овој проблем доколку воведат (ако веќе немаат воведено) лице одговорно за набавки (централизирани набавки), кое ќе биде задолжено да ги координира набавките и добиените фактури по тој основ, па со самото тоа ќе биде во тек и ќе може навремено да реагира доколку недостасува некој документ, независно од тоа дали фактурата не е пристигната или не е евидентирана.
Се разбира фирмите може да ги користат и претходните искуства и да се потпрат само на оние добавувачи, кои и досега навремено им доставувале фактури, а да го избегнуваат работењето со фирми со кои и досега имале проблеми во смисла да постојано недостасува некоја фактура, а проблемот не е во внатрешната организација.
Повторно воведување на книга на влезни фактури и примопредавање на документите со дата и потпис е секако еден од начините за надминување на слабостите во интерната организација на фирмата, со што би се зголемила одговорноста на вработените во смисла на забрзување на процесот на одговорна и навремена дистрибуција на документите, а секако и за лоцирање на одговорноста во случај на евентуална казна поради неажурност на некоја од службите или вработените.
Државата постапи по барањето на стопанството, останува на фирмите дали ќе го дочекаат законот спремни или …!
(прв дел)
