Анализа на работа и улога, дизајн, опис и спецификација на работни места на менаџери

85

analiza

Фото: Pixabay

Анализата на работни места е следниот чекор по планирањето на човечките ресурси, а тоа треба да го преземат менаџерите пред регрутирање и селекција на вработените. Тоа е процес за одредување на:

  1. Работни задачи, должности и одговорности што се составен дел на работното место,
  2. Знаењето, вештините и способностите потребни за извршување на задачите на работното место.

Пред да се премине на анализа на работното место, треба да се разберат концептите на работен тек и неговата анализа, што претставува едно работно место, како и дизајнот и редизајнот на тоа работното место.

Ако го споредиме менаџментот во непрофитните и профитните организации со оној во спортот, поточно со тренерот на еден спортски тим, станува многу логично дека една од првите и клучни работи на секој тренер е да направи анализа на својот тим и во зависност од стратегијата и од буџетот, тој треба да направи план за следната сезона – со кој и со каков тим ќе се справи на терен. Анализата на тренерот, за сегашната структура на тимот е пресудна – таа ќе покаже каде има силни, а каде има слаби страни. Анализата, пак, на секоја позиција – што бара таа, како е поврзана со другите и каков играч со какви карактеристики треба да биде на таа позиција е столбот на работата на секој тренер и соодветно менаџер, без оглед дали е профитна или непрофитна организација. Секоја организација се стреми кон одредени резултати, нив ги постигнуваат конкретни луѓе на конкретни работни места или позиции.

Анализа на работен тек и дизајн на работно место

Клучните термини коишто треба да ги објасниме се:

– работа – напор насочен кон постигнување на резултати и таа може да биде извршена од луѓе, машини или од комбинација на луѓе и машини;

– работно место – групирање на задачи, должности и одговорности што претставуваат вкупна работна обврска за еден вработен;

– работен тек – начин низ кој работата (инпути, активности и аутпути) се движи низ организацијата;

– дизајн на работни места – ги опфаќа содржината на работното место и ефектите од работното место врз вработените;

– подобност меѓу вработениот и работното место – претставува совпаѓање на карактеристиките на работното место со карактеристиките на вработените/менаџерите.

Важен елемент на анализата на работното место е и анализата на работниот тек (Workflow Analyses). Оваа анализа го претставува начинот на кој се движи работата низ една организација. Оваа анализа, најчесто поминува низ овие чекори:

– започнува со испитување на квантитетот и квалитетот на посакуваниот и реалниот резултат (производ и услуги);

– се оценуваат активностите (задачи и работни места) кои довеле до таквите резултати за да се види дали го постигнуваат посакуваниот резултат;

– проценка на инпутот (луѓе, материјал, информации, податоци, опрема, итн.) за да се утврди дали со нив активностите и резултатите се поефикасни и подобри;

– се зема предвид како новата технологија или развојот на технологијата влијае или ќе влијае на работниот тек.

Откако анализата на работниот тек ќе даде објаснување како се реализира работата, се надоврзуваат потребните промени во работењето. Овие промени се случуваат во три фази:

– повторно размислување – како тековната организација на работата и работните места влијае на задоволството и услугата на корисниците;

– повторно дизајнирање – како спојот на работното место и работниот тек дава резултати и дали тој треба да се адаптира;

– повторно изнаоѓање алатки – како новата технологија и опрема можат да ја подобрат продуктивноста, квалитетот и задоволството на корисниците.

Дизајнот на работното место ги опфаќа содржината на работното место и ефектите од работното место врз вработените. Дизајнот на работата претставува процес на структурирање на работата и алоцирање на специфични работни активности на одредена индивидуа или тим од индивидуи со цел да се остварат одредени организациски цели.

Дизајнот на работното место е актуелен од неколку причини:

– може да влијае на учинокот, особено таму каде што мотивацијата може да направи голема разлика;

– може да влијае на задоволството на вработените од работното место – различни вработени можат да бидат позадоволни од различни конфигурации на работни места;

– може да влијае на физичкото и на менталното здравје на вработените.

Дизајнот на работата вклучува носење на одлуки за тоа – кој, што, каде, кога, зошто и како ќе се извршува работата. Процесот на дизајн на работата може да се подели грубо на три фази:

  1. Спецификација на индивидуални задачи – кои различни видови на задачи треба да се направат?
  2. Спецификација на методот за сработување на секоја задача – конкретно, како секоја задача ќе биде сработена?
  3. Комбинирање на индивидуалните задачи за специфични работни места што може да се алоцираат на индивидуи – како да се групираат различните задачи за да креираат работно место?

Фазите 1 и 3 ја дефинираат содржината на работата, додека фазата 2 точно дефинира како треба да се сработи работата. Севкупната цел на дизајнот на работата е да се креираат работни задачи кои, од една страна, одговараат на потребите на организацијата и технологијата што ја користи таа организацијата, а од друга страна, да ги задоволи и личните и индивидуалните потреби на вработениот.

Постојат две многу важни димензии на дизајнот на работата:

  1. Обемот/делокругот на работата се однесува на бројот и на разновидноста на различните задачи што ги сработува еден вработен. Во работа со мал обем/делокруг на работење, вработениот сработува неколку различни задачи и често ги повторува овие задачи. Недостатоците на ваквите работни места, секако многу зависат од самиот вработен и тие најчесто се со повеќе грешки и со понизок квалитет.
  2. Длабочината на работата се однесува на слободата на вработениот да ја планира и да ја организира својата работа, да работи според своето темпо, да се движи и да комуницира како што самиот смета дека треба. Недостатокот на соодветна длабочина во работата може да доведе од незадоволство од работата, а тоа, пак, може да доведе до негрижа, отсутност, па дури и саботирање.

sl.1

Една работа може да биде со голем обем/делокруг на работење, но со мала длабочина или обратно или, пак, да биде и со голем обем/делокруг и голема длабочина или мал обем/делокруг и мала длабочина. На пример, разнесувањето на пијалаци со возило вклучува исти задачи кои се повторуваат, но може да има слобода во организирањето и темпото на работа, иако во последно време се работи на оптимизирање на маршутите на движење.

Уште еден важен аспект на работењето е подобноста меѓу вработениот и работното место која претставува совпаѓање на карактеристиките на работното место со карактеристиките на вработените/менаџерите. Доколку еден вработен или менаџер не одговара за одредено работно место – постојат само две решенија – или треба да се промени вработениот/менаџерот или треба да се промени работното место. Секако потешко е да се промени вработениот, т.е. нивниот карактер, однесување, ставови, искуства и знаења. Менувањето или моделирањето на вработениот на работното место е процес, техника и треба одреден временски период за да може промената да се ефектуира. На пример, ако вработениот е тивок, интровертен и повлечен – потешко ќе се вклопи во работно место на продавач или презентер на одреден производ или услуга. Преку редизајнирање на работното место подобноста меѓу вработениот и работното место може полесно да се подобри.

sl.2

Подобноста меѓу вработениот и работното место влијае врз индивидуалната реакција на вработениот за работното место, односно за некои вработени едно работно место е мотивирачко, а за други не. Затоа, треба да се посвети поголемо внимание на подобноста на работното место и да се земат предвид сите елементи или лостови што влијаат на дизајнот на работното место. Последната конфигурација на сите овие елементи претставува дизајнот на одредено работно место. Доколку сакаме да направиме промени на сите или на некои од елементите, тогаш станува збор за редизајн на работното место.

Модели на редизајн на работното место:

Специјализација на работното место, доминираше како пристап со години, па дури и векови (од времето на Адам Смит). Со специјализацијата се симплифицираа задачите колку што може повеќе и се добиваа специјализирани работни места. Иако специјализацијата има предности, како што се зголемена спретност на секој индивидуален вработен, заштеда на време од движење од една кон друга работа и постоењето на машини со кои еден вработен може да ја работи работата на повеќе вработени, помалку потребни вештини за вработен, итн., сепак преголемата специјализација доведува до досада, па дури и деградирање на вработените.

Поедноставување на работното место е соодветно за оние работни места кои треба да се пополнат со практиканти, волонтери или со почетници, но треба да сме свесни дека премногу едноставните работни места може да водат кон премногу здодевни работни места кои, пак, најчесто им се допаѓаат на мал број луѓе и многу често предизвикуваат голем процент на заминувања.

Проширување на работното место е зголемување на опсегот на работното место преку зголемување на бројот на различни задачи коишто треба да се извршат. Тука, клучниот фокус е на додавањето на различни задачи, а не повеќе работа од истата задача.

Збогатување на работното место означува зголемување на значењето на работното место преку додавање, односно делегирање на одговорности за планирање, организирање, контролирање или анализа на работата на одредено работно место. Најчесто при збогатувањето на работното место се бараат нови или значајно посилни вештини и одговорности, се додава независност и разновидност и можност за побрз личен развој. Збогатувањето на работното место е еден од првите чекори кон придвижување на еден вработен кон менаџерска позиција, во случајов, кон менаџерска позиција од ниско ниво – координатор или водач на смена. Подолу се дадени неколку примери  за збогатувањето на работното место:

  • Делегирање на одговорност за планирање и контролирање на одредена задача или процес;
  • Делегирање на поголема слобода или авторитет за вршење на работата;
  • Намалување на контролата со цел за зголемување на одговорноста;
  • Делегирање на задачи и активности кои се нови и во кои досега вработениот бил минимално, малку или воопшто не бил вклучен, со цел да стекне нови знаења, вештини и способности;
  • Водење на проекти или тимови за одредени теми или области;
  • Давање на повратни информации кон вработените кои се дел од тимот што го координира.

Ротација на работното место се однесува на префрлување на едно лице од едно на друго работно место, со цел да се промени рутинска работа, да се намали монотонијата, да се стекнат нови вештини и способности или за да се стекне лицето со посеопфатна слика за работењето на одделот, секторот или целокупната организација.

Поделба на работното место настанува кога двајца вработени ја вршат работата на едно работно место со цел за поголема флексибилност или баланс меѓу работата и работното место. На пример, ова е случај доколку еден вработен работи една недела, а следната работи другиот вработен, па потоа повторно се менуваат преку една недела.

Работата во смени е вообичаена практика во многу организации, но мора да се  знае дека неквалитетот на работата и бројот на несреќи растат со секоја следна смена, а најголеми се во ноќната смена.

Скратената работна недела се однесува на можноста да се заврши неделната работа за помалку од пет работни дена по осум часа – со други зборови, еден вработен да работи неколку дена подолго од осум часа, а одреден ден помалку од осум часа, што ја зголемува флексибилноста на работното место и може да е од корист за одредена категорија на вработени.

Флексибилен работен распоред се однесува на работен распоред во кои вработените одработуваат одреден број на работни часови, но со различен почеток и крај на работното време или, пак, кога вработените во текот на работната недела одработуваат одреден број часови повеќе, па соодветно во петок си заминуваат порано.

Работа од дома и телеработа е модел на работно место каде што вработениот одреден број часови или денови работи од друга локација, освен својата канцеларија или, пак, кога одреден вработен воопшто нема редовно канцелариско место, туку работи од дома или додека патува со авион, воз, од хотелска соба и слично.