Анализа на работно место

102

hr-3-pixabay

Фото: Pixabay

Природа и употреба на анализата на работното место

Еден од клучните столбови на менаџирањето со луѓето и соодветно на системот за управување со успешноста на менаџерите е анализата на работата. Најчесто малите организации воопшто не обрнуваат внимание на анализата и на дизајнот на работното место и поради тоа често имаат несоодветни работни места пополнети со несоодветни луѓе на тие места. Денес, една од основите на менаџментот е да се постават вистинските луѓе на вистинско место. Тоа тешко се постигнува, ако не се посвети внимание на основата, првиот чекор во поставувањето на вистинскитe луѓе на вистинско место – анализата на работата.

Повеќе автори даваат различни аспекти и приоди на анализата на работата:

Анализа на работата е процес преку кој се прибираат и се обезбедуваат информации за задолженијата, одговорностите, потребните вештини, резултатите и работната средина на одредено работно место.

Анализата на работата претставува процес на систематско собирање на информации за работата со помош на одредени методи, со цел да се одреди содржината на работата со сите свои делови и знаењата, способностите, вештините и другите карактеристики на извршителите на работата.

Анализата на работното место претставува систематски начин на собирање и на анализирање на информации за содржината, контекстот и човечките критериуми за работните места.

Најчесто, крајниот резултат на анализата на работата се преточува во описот на работно место, за што ќе зборуваме подоцна. Анализата на работното место дава дополнителен придонес и во изработката на плановите за регрутирање, огласи за слободни работни места, планирање на зголемување на извршувањето како составен дел на системот за управување со успешноста на менаџерите.

sl1

Анализата на работата се фокусира на карактеристиките на:

– работата и работното место;

– менаџерот што ја извршува таа работа или работи на тоа конкретно работно место;

– конкретно работно место што го прават различно од друго работно место;

– составните делови на работата;

– форматот и формата со која се забележуваат информациите во применлива форма.

Клучните категории на работата кои треба да се опфатат во анализата на работата се:

– знаење – минимални технички способности што треба да ги има еден вработен за успешно да ја сработи работата – знаење, образование, обуки, искуство, итн.;

– работната средина и услови и нивната поврзаност со законската регулатива пропишана за таа индустрија/сегмент од економијата;

– работни потреби  – физички и ментални, како и опремата, алатите и безбедносната опрема;

-т.н. меки вештини – што му е потребно на вработениот.

Пристапи во анализата на работното место

Постојат два пристапа во анализата на работата:

  1. Анализа на работното место заснована на задачи

Ова е највообичаената форма на анализа на работното место и се фокусира на задачите, должностите и одговорностите што се вршат на едно работно место.

Клучните термини што треба да се објаснат се:

Микродвижење – многу елементарно движење како што е станување, посегање, фаќање, држење или пуштање на одреден предмет.

Елемент – збир на две или повеќе микродвижења што даваат целина – на пример кревање, носење и позиционирање на одреден/и предмет/и.

Задача – јасна идентификувана активност што се состои од движење, во која се групирани неколку елементи.

Должност – работен сегмент составен од неколку задачи што ги реализира вработениот. Бидејќи и задачата и должноста ги опишуваат активностите, прашање е дали мора или треба секогаш да се разграничува што е задача, а што е должност. На пример, ако менаџерот има должност да комуницира со незадоволни клиенти, тогаш самиот разговор со незадоволен клиент е задача.

Одговорност – обврска за вршење на одредени задачи и должности.

Знаење – факти, информации и способности стекнати од менаџерот преку искуство или образование што водат кон теоретско и практично разбирање на одредена тема.

Вештини – способност којашто произлегува од знаење, практика, дарба, талент итн., со која може да се направи нешто со добар или со висок квалитет.

  1. Анализа на работното место засновано на компетенции

Фокусот на овој пристап е како да се користат знаењата и потребните вештините за да се исполни задачата, должноста или обврската. Тука клучниот термин е зборот компетентност, кој претставува индивидуална способност што води кон зголемени резултати на индивидуи и тимови. Овој пристап има за цел да „фрли светло“ на скриените фактори кои многу често се од особено значење за врвни резултати. Организациите се повикуваат на три основни причини за употреба на принципот на компетентност:

– Да ги истакне вредностите и посаканото однесување во рамките на организацијата;

– Да го зголемат нивото на компетентност во целата организација, и

– Да ги истакнат способностите на луѓето во зголемување на стратешката предност на организацијата (конкурентска предност кај профитните организации).

Може да се анализираат два вида компетенции:

– Технички компетенции – знаење и вештини коишто ги поседуваат менаџерите

– или бихејвиорални компетенции:

sl2

Иако постојат многу листи на компетенции за менаџери и особено тренд голем број од консултантските куќи да користат свои интерно развиени и заштитени листи на компетенции, за илустрација ја прикажуваме листата која Bartram D. (2005) ја презентира како листа на компетенции користена од консултантската куќа SHL (http://www.shl.com/uk) наречена „Големите осум менаџерски компетенции“ (Big Eight Management Competences).

Големите осум менаџерски компетенции

1

Друга листа на компетенции, развиена од Personnel Decisions Inc., ги содржи следниве менаџерски компетенции:

  1. Размислување
  2. Комуникации
  3. Интерперсонални способности
  4. Лидерство
  5. Мотивација
  6. Самоменаџирање
  7. Генерален оперативен менаџмент
  8. Функционално бизнис знаење

Уште еден пристап наречен Personality Related Position Requirement PPRF и тој во себе ги содржи следниве 12 компетенции:

  1. Генерално лидерство
  2. Интерес за преговарање
  3. Желба за успех
  4. Пријателско однесување
  5. Сензитивност кон другите
  6. Кооперативна или колаборативна работна тенденција
  7. Генерална доверба
  8. Придржување до работната етика
  9. Темелност и внимавање на детали
  10. Емотивна стабилност
  11. Желба да генерира идеи
  12. Тенденција добро да ги размисли работите

Овој пристап сè повеќе се користи во брзорастечките индустрии или индустриите што користат современа технологија каде што вработените работат се повеќе на проекти и се префрлаат од еден на друг проект, во текот на годината, и работат со различни колеги во текот на годината.

Постои дебата, кој од овие два пристапа да се употребат при анализа на работното место. Во одредени динамични организации и индустрии (а во денешно време речиси секоја индустрија е или станува динамична), фокусот е ставен не толку на одработување на специфични задачи и должности, туку на потребните компетенциите за постигнување на резултати. Овие организации се ориентирани кон резултати и многу од нивните вработени се вклучуваат во работа на проекти и тимови, па кога ќе заврши еден проект или тим, тие се приклучуваат на нов проект или тим. Основата за регрутирање, селекција и надомест, за овие вработени и менаџери, се нивните компетенции или способности, а не само задачите и должностите што ги извршуваат.

Пет фази во анализата на работното место

Анализата на работното место треба да се одвива според логичен редослед со цел систематски да се опфатат сите елементи и квалитети на процесот. Во систематскиот процес на анализа на работното место, најчесто постојат овие пет фази како што е прикажано на сликата.

sl3

Кој ја спроведува анализата на работното место

Кој ја спроведува анализата на работното место зависи од големината и од структурата на организацијата.

Во големите организации, каде што постои оддел за човечки ресурси, постои добра координација за тоа – кои активности ги презема одделот за ЧР, а кои активности ги одработуваат менаџерите. Во овие организации, одделот за ЧР ја координира и ја  следи целата постапка и ги составува описот и спецификацијата на работното место со цел да постигне унифицираност. Во овие организации, улогата на менаџерите е да ги проверат и да ги допрецизираат описите и спецификациите на работното место. Менаџерите, исто така, се оние кои може да иницираат нови анализи на работното место, описи и спецификации тогаш кога се случуваат промени, спојувања, зголемување или намалување на бројот на вработени кои ги водат.

sl4

Во помалите организации, каде што нема оддел за ЧР, најголем дел од товарот паѓа на менаџерите и со оглед на нивното познавање на човечките ресурси, најчесто воопшто или многу малку, да не речеме, се импровизира изработката на анализата на работното место, а описите и спецификациите на работните места се направени или премногу општи, затоа што законот го бара тоа или затоа што сите други организации го имаат. Најчето описите и спецификациите не се ажурираат и не постои врска меѓу описот, спецификацијата, стандите за извршување и анализа на успешноста на работењето (Performance Appraisal). Во помалите организации, менаџерите мораат многу повеќе да се образуваат, бидејќи ја немаат поддршката на експертите од одделот за ЧР кој воопшто не постои.

Другата опција, која најчесто се случува во практиката, е овие организации да ангажираат надворешни организации што ќе им помогнат на менаџерите да ги направат анализите на работното место, описите и спецификациите. Во овој случај, во погорната табела, сè што ја прави одделот за ЧР го прават надворешни експерти за ЧР, а улогата на менаџерите е речиси идентична. Ова сценарио е многу пореално и попрагматично отколку очекувањето дека менаџерите во органзацијата, кои најчесто станале менаџери поради нивните технички познавања и познавањето на дејноста и проблематиката во која делува организацијата, имаат или ќе имаат капацитет да ги одработат професионално анализата, описот и спецификацијата на работното место, во споредба со експерти или луѓе со искуство во областа на човечките ресурси.

Пристапи во анализата на работните места

Следната табела ги сублимира силните и слабите страни на различните пристапи на анализата на работните места.

sl5

Методи за анализа на работното место

Анализата на работно место може да се прави на неколу начини и тоа со користење на метода за набљудување на вработените додека ја извршуваат работата, интервјуирање, прашалници за анализа на работно место-стандардизиран формат кој се фокусира врз однесувањето на вработените, работните услови и карактеристики на работното место.

Најчесто користените методи за анализа на работното место се:

□ Сработување на работата

□ Набљудување

  • Репрезентативни примероци од работата или репрезентативно набљудување
  • Дневник на активности
  • Анализа на движењата
  • Временска анализа

□ Интервјуирање

  • Структурирано интервју
  • Неструктурирано интервју
  • Комбинирано интервју
  • Индивидуално интервју
  • Панелно или групно интервју

□ Прашалници

  • Записи за работни активности
  • Прашалник за анализа на работно место
  • Прашалник за анализа на менаџерски позиции (MPDQ)

□ Фукнционална анализа на работните места

□ O*Net online база на податоци