Реченицата „Ќе имам ограничен пристап до е-пошта“ е стандардна во пораките надвор од канцеларија со години. Но, сè повеќе експерти предупредуваат дека проблемот не е во автоматскиот одговор, туку во деловната култура која очекува вработените да останат достапни дури и за време на одмор.
Петок попладне е. Канцеларијата полека се празни, многумина веќе ги спакувале куферите, а нивните мисли се километри далеку од последниот состанок. Останува само една задача. Отворете Outlook, вклучете го автоматскиот одговор и напишете неколку реченици што ќе им бидат испратени на сите што ќе испратат е-пошта во следните две недели.
Повеќето ќе напишат речиси истото.
„Ќе имам ограничен пристап до е-пошта и ќе одговорам штом можам.“
Тоа звучи одговорно. Професионално. Донекаде смирувачко, како да велиме дека работата нема да остане без нас.
Но, колку е искрена таа реченица всушност?
Ако сме целосно искрени, едно од две работи обично се случува за време на празниците. Никогаш не отвораме деловна е-пошта ниту ја проверуваме толку често што одморот се претвора во продолжен работен ден. Она помеѓу – познатиот „ограничен пристап“ – е многу поретко отколку што сугерираат илјадниците автоматизирани одговори што циркулираат на интернет секое лето.
Можеби затоа најголемата деловна лага секое лето не е она што го пишуваме во автоматска порака. Туку она што мислиме дека треба да го напишеме.
На прв поглед, ова изгледа како приказна за е-пошта. Всушност, тоа е приказна за доверба. За тоа колку ни е тешко да признаеме дека сакаме целосно да отсуствуваме од работа и зошто сепак се чувствуваме побезбедно ако оставиме впечаток дека можеби сепак ќе погледнеме во нашето сандаче.
Зошто ни е толку тешко да се исклучиме?
Првиот ден од одморот често започнува со истата сцена. Телефонот останува на масата покрај шолја кафе или плажна крпа. Известувањето ѕвони. Вашиот поглед инстинктивно оди кон екранот, иако сте си ветиле дека овој пат всушност ќе се одморите.
Повеќето луѓе нема да отворат порака затоа што знаат дека е итна. Тој ќе ја отвори затоа што сака да провери дали е итна. Токму во оваа разлика е скриена причината зошто многу луѓе никогаш не се исклучуваат целосно.
Во статија објавена во Harvard Business Review, Марло Лионс пишува дека квалитетниот годишен одмор не започнува со напуштање на канцеларијата, туку многу порано. Јасно договорените одговорности, лицето кое ги презема задачите и очекувањата усогласени со колегите и клиентите се поважни од која било автоматизирана порака. Кога работата е добро организирана, вработениот не треба да проверува што се случува на секои неколку часа затоа што знае дека системот работи и без него.
Со други зборови, автоматскиот одговор не е причина за проблемот. Тој само го разоткрива.
Зошто се преправаме дека сè уште сме некаде во близина?
Ако повеќето луѓе сакаат да одат на одмор, зошто толку многу од нив сè уште пишуваат дека „повремено ќе проверуваат е-пошта“?
Одговорот можеби не е во бизнисот, туку во начинот на кој размислуваме за бизнисот.
Истражувањето објавено оваа година во научното списание „Организациско однесување и процеси на човечки одлуки“ опишува феномен што авторите го нарекуваат парадокс на одвојување. Менаџерите генерално ги поддржуваат вработените кои целосно се исклучуваат за време на слободното време, знаејќи дека тоа ја подобрува благосостојбата и работната ефикасност на долг рок. Во исто време, истите вработени може потсвесно да ги проценат како помалку посветени на својата работа кога јасно ставаат до знаење дека нема да ги следат деловните комуникации за време на одморот.
Никој нема да го напише тоа во правилникот. Малку е веројатно дека некој ќе го каже тоа на состанок. Но, токму овие неискажани очекувања често го обликуваат начинот на кој луѓето ги пишуваат своите автоматски одговори.
Не затоа што планираат да работат од плажа.
Туку затоа што сакаат да остават впечаток дека секогаш се барем малку достапни.
И тогаш обичната порака „надвор од канцеларија“ престанува да биде административна формалност. Таа станува огледало на организациската култура.
Затоа што ако вработениот почувствува потреба да ги убеди другите дека можеби сè уште ќе одговори на е-пошта, прашањето повеќе не е како го напишал автоматскиот одговор.
Прашањето е зошто тој мисли дека целосното отсуство нема да биде добро прифатено.
Можеби проблемот никогаш не бил одморот
Замислете дека директорот на вашата компанија оди на двонеделен одмор. Неговиот телефон не ѕвони. Никој не го повикува поради итна одлука. Клиентите добиваат одговори, проектите напредуваат, а тимот работи нормално.
Дали би помислиле дека не е доволно важен?
Или дека го направил она што секој добар лидер сака да го постигне – изградил организација која не зависи од една личност?
Со години ја изедначувавме незаменливоста со важноста. Колку повеќе луѓе ви требаат, толку сте повредни. Но, во успешните организации, таквото размислување полека отстапува место на различен критериум. Најголемиот успех не е да бидете личноста без која работата запира, туку да создадете систем кој работи дури и кога ве нема.
Од таквото размислување пред неколку години произлезе една од најинтересните деловни одлуки поврзани со годишните одмори. Германски Дајмлер воведе систем кој автоматски ги брише е-пораките добиени од вработените за време на нивниот одмор. Испраќачот добива известување да контактира со друго одговорно лице или повторно да ја испрати пораката по нивното враќање.
На прв поглед, изгледа како технолошко решение.
Всушност, тоа е порака.
Ако некој е на годишниот состанок, тогаш навистина е на годишниот состанок.
Не секоја компанија мора да брише е-пошта. Но, секој може да го постави прашањето што го прави примерот на Дајмлер сè уште релевантен денес: дали сме ја организирале работата така што луѓето можат да одат на одмор без грижа на совеста и без страв од тоа што ги чека кога ќе се вратат?
Добрата порака „надвор од канцеларија“ се пишува долго пред да се оди на годишниот состанок.
Автоматскиот одговор е последното нешто што го вклучуваме пред да го затвориме лаптопот.
Но, неговиот квалитет се одредува со денови, понекогаш и со недели однапред.
Во разговор со колегите кои преземаат дел од должностите. Во јасен договор со клиентите. Во процеси кои не зависат од тоа дали едно лице ќе одговори на пораката во рок од пет минути.
Кога сето тоа е на место, автоматизираната порака станува токму она што треба да биде – кратко известување, а не обид да се смират колегите, претпоставените или сопствената совест.
Можеби затоа најдобрите пораки за отсуство звучат поедноставно денес од кога било. Тие не ветуваат дека нивниот автор периодично ќе го проверува сандачето за прием или ќе ја остави вратата отворена „за секој случај“.
Тие едноставно кажуваат кога лицето се враќа и кого да контактира додека го нема.
Тоа не е знак за помала одговорност.
Тоа е знак дека одговорноста ја дели целиот тим.
Што всушност кажува автоматската порака?
На хартија, зборуваме за неколку реда текст.
Во пракса, тие често кажуваат многу повеќе од датумот на враќање.
Тие зборуваат за тоа дали постои доверба меѓу луѓето. Тие покажуваат колку е подготвена организацијата да делегира одговорност. Тие откриваат дали професионализмот се мери со резултати или со постојана достапност.
Па можеби е време да престанете да ги гледате пораките „надвор од канцеларија“ како административна ситница. Тие се мал, но многу искрен тест за организациската култура.
Понекогаш културата на една компанија најдобро се гледа токму кога нејзините луѓе тивко одат на одмор.
Следниот пат кога ќе ги отворите поставките за автоматски одговор пред да заминете, можеби не размислувајте што прво ќе напишете.
Размислете зошто чувствувате потреба да го напишете.
Бидејќи помеѓу реченицата „Ќе имам ограничен пристап до е-пошта“ и реченицата „Ќе се вратам на 18 август. За итни случаи, ве молам контактирајте ја колешката Ана.“ не станува збор само за разлика во стилот.
Разликата лежи во довербата.
А компаниите што навистина им веруваат на своите луѓе не се препознаваат по тоа колку брзо нивните вработени одговараат на е-поштата.
Тие се препознаваат по тоа колку мирно можат да одат на одмор.
Фото.gemini