Роланд Буш има 61 година, работи во истата компанија веќе 32 години – денес го води Сименс, технолошки гигант со повеќе од 300.000 вработени низ целиот свет. Неговата канцеларија е во Минхен, каде што живее.
Работниот ден на Буш лесно може да стане виор од состаноци, е-пошта, одлуки и патувања. Наместо тоа, Буш се обидува да организира следејќи неколку едноставни правила: проблемот треба да се сведе на неговата суштина, одлуката не треба да биде комплицирана кога може да биде едноставна и состанокот не треба да се одржи само затоа што е вторник во десет часот.
Тој стана претседател и извршен директор на Сименс АГ во 2021 година, но неговата кариера во компанијата започна 32 години порано, во корпоративно истражување и развој. Сите овие години, му беа дадени бизниси и сектори кои беа во проблеми и требаше да се свртат. Од тоа, изјави тој за Бизнис Инсајдер, научи една од лекциите што го следат до ден-денес: проблемите некако се решаваат на крајот, дури и кога човек се буди без идеја што да прави следно.
Можеби токму оваа способност да остане функционален наспроти проблемот е поважна од многуте техники на продуктивност што ги користи. Според образованието, Буш не е менаџер, туку физичар, а теоретската физика, верува тој, го обликувала неговиот начин на размислување. Работата на директор на голема компанија вклучува донесување одлуки врз основа на нецелосни, нејасни и понекогаш контрадикторни информации. Физиката го научила да разложи сложен проблем на негови делови, да го оддели суштинското од бучавата и да ги пронајде неколкуте клучни варијабли од кои навистина зависи одлуката.
Два збора понекогаш се сосема доволни
Буш добива околу 200 е-пораки дневно. Меѓу нив, интересно, има и пораки од клиенти кои го бараат за помош при поправка на машина за перење или машина за кафе.
Неговото правило е да го држи своето сандаче под 100 пораки. Кога има повеќе од нив, вели тој, прегледот на она што е навистина важно се губи. Решението не е некоја комплицирана техника за управување со е-пошта. Буш едноставно одговара брзо и кратко. Многу често неговиот одговор се состои само од два збора – „ОК“ или „Не“. Неговиот тим е навикнат на овој начин на комуникација, и кога одговорот бара објаснување, Буш често го диктира додека шета низ канцеларијата.
Истиот принцип важи и за состаноците. Тој нема редовни состаноци со луѓе кои директно му известуваат. Наместо однапред закажани состаноци кои се повторуваат недела по недела, правилото е: дојдете кога има причина. Некому ќе му треба пет пати во текот на една недела, некому еднаш месечно. Неговото објаснување е едноставно и јасно – нема потреба тој да ги „забавува“ вработените, ниту тие да го „забавуваат“ него.
Во деловниот свет, календари полни со состаноци често се нудат како доказ за важноста, но Буш ја применува спротивната логика. Состанокот не е работа сам по себе. Тој постои само ако помага да се заврши работата.
Рутина како начин за заштеда на енергија
Неговиот ден започнува во шест часот наутро. Тој ја подготвува облеката за тренинг претходната вечер и веќе е во теретана околу 6:30 часот. Тренингот трае помеѓу 75 и 90 минути и главно вклучува тренинг со тегови, интервален тренинг со висок интензитет, бокс и скокање со јаже. Правилото важи и при патување кога се користи хотелската теретана.
Како што вели, тој често го комбинира појадокот со првиот состанок, е-пошта и преглед на медиумите. Попладнето е претежно исполнето со состаноци, ручекот е лесен, а паузите се ретки. Неговата маса е речиси целосно празна бидејќи пред неколку години престанал да користи хартија. Сепак, кога зборува за тоа како успева да управува со толку сложен распоред, не го припишува сè на својата дисциплина. Тој ја наведува својата асистентка Гундула како свое „тајно оружје“, со која работи повеќе од десет години и која самостојно го управува неговиот календар.
Тоа е интересен детаљ во приказната за продуктивноста на еден извршен директор: да се биде ефикасен на највисоко ниво не мора да значи дека сè треба да се прави сам. Напротив, тоа подразбира дека тој знае што мора да направи лично, што може да поедностави и што треба да му довери на некој на кого му верува.
Буш патува многу. Луфтханза еднаш му даде модел на Земјата на кој беа обележани неговите годишни патувања со компанијата – тој помина километража близу до одењето на Месечината и речиси назад. Додека лета со други авиокомпании, тој проценува дека во текот на годината практично го поминува целото растојание Земја-Месечина-Земја.
Дури и тогаш, тој се обидува да одржува рутина. Кога патува на запад, тој избегнува спиење за време на летот или му треба максимум еден или два часа за да стигне до својата дестинација доволно уморен за да ја преспие ноќта. Кога лета на исток, тој избира ноќен лет и се обидува да спие што е можно подолго. Ако има час и половина пред првиот состанок по пристигнувањето, тој остава половина час за туширање, а остатокот за обука.
Не може човек постојано да биде директор
Работниот ден често продолжува со вечера со клиенти, партнери или членови на тимот. Особено, Буш се обидува да најде време за понеформални вечери со своите најблиски соработници. Без строго дефинирана агенда, разговорот потоа може да оди подалеку од работата – кон приватниот живот или размислувањето за тоа што се случува во светот. Токму ваквите моменти покажуваат дека односите што ги држат големите организации заедно не се формираат само на формални состаноци.
Доцна навечер тој се обидува да направи ментална пауза. По неколку децении, повторно почнал да свири гитара. Дваесет минути се доволни, вели тој, за неговото расположение целосно да се промени, бидејќи тогаш мора да размислува за прстите и музиката наместо за работата.
Слично размислува и за пријателствата. За време на викендите, тој и неговата сопруга се обидуваат да се видат со долгогодишни пријатели, да играат голф и да патуваат. Некои од неговите најблиски пријатели живеат во Кина, па нивните семејства повремено избираат место за средба. Буш е свесен за едноставен факт што лесно исчезнува зад успешна кариера: ако врските не се инвестираат во време, тие бледнеат. Таа инвестиција, нагласува тој, нема очекувана „повратна вредност“. Вредноста е токму во тоа да остане поврзан со луѓето за кои се грижи.
Можеби затоа најинтересната лекција од неговиот работен ден има помалку врска со станувањето во шест часот, теретаната или празното сандаче отколку што можеби изгледа. Буш не се обидува да направи сè. Се обидува да го намали бројот на активности што непотребно го трошат вниманието.
Е-поштата што бара „ОК“ не добива став. Состанокот не е вклучен во календарот без причина. Комплексниот проблем се разложува сè додека не се пронајде неговата суштина. Она што некој друг може подобро да го организира му се остава на таа личност. И кога работата конечно треба да се тргне од памет, дваесет минути гитара стануваат поважни од уште дваесет минути гледање во екран.
По 32 години во Сименс и искуство во управување со проблематични бизниси, неговата филозофија изгледа едноставна: ефикасноста не е способност да се натрупаат што е можно повеќе работи во еден ден. Ефикасноста е способност да се препознае што навистина заслужува време и внимание.