Опис и спецификација на работно место

377

hierarhija-pixabay

Фото: Pixabay

Засновано на дизајнот и анализата на работното место, се развива опис и спецификација на работното место во кој се вклучуваат многу од заклучоците на анализата на работното место.

Описот на работното место (ОРМ) е како книгата со ноти пред секој музичар во оркестар. Нотите го водат музичарот низ мелодијата и многу прецизно му покажуваат што и како треба да отсвири. Описот на работно место треба да го постигне истиот ефект, секако надополнет со процедурите за работа.

Описот на работно место го изготвува самата НПО, а секој менаџер, пожелно е усно да разговара со својот вработен. Описот на работното место ги одредува задачите, должностите и одговорностите на работното место. Клучната цел на ОРМ е да ги постави на исто ниво на разбирање и организацијата и вработениот – да биде јасно напишано на хартија – што, кој, како, кога и колку ќе работи во одреден временски период. Описот на работното место ги дефинира целта и обемот на работота, го разграничува работното место од другите работни места и ги исцртува надворешните границите на тоа работно место.

Описот на работни места треба да ги содржи следниве категории:

– краток опис на позицијата – што и како се работи;

– назив или титула на работното место;

– кој е претпоставен;

– начин на кој вработениот го информира својот претпоставен;

– на кое ниво е во моментов вработениот;

– кои се примарни одговорности;

– вредностите на НПО што бараме од вработениот да ги живее;

– какви очекувања има НПО од работењето на вработениот;

– кои овластувања, бенефиции и привегии ги има вработениот;

– кои цели или резултати треба да ги оствари вработениот во периодот до кој важи описот;

– кои работни услови ќе важат за вработениот.

Најчесто описот на работното место е составен од следниве 11 делови или компоненети:

  1. Административен дел – се наведува името на работното место, одделот, претпоставениот, проектот во рамките на кој се наоѓа работното место, нивото на работното место (пробен период, почетно, средно или сениорско ниво), код на работното место, скала во рамките на платната матрица итн.
  2. Кратоко резиме на работното место – се опишуваат концизно и јасно општите задачи и одговорности, така што ова место се разликува од останатите. Многу често се поставува лимит во бројот на зборовите за да се добие концизност, на пример 30 или 50 зборови. Вообичаено краткиот опис се пишува на крај откако ќе бидат пополнети сите други елементи.
  3. Примарни функции и задолженија на работното место – наведени се клучните задачи, задолженија и одговорности кои се реализираат на тоа работно место, како и начинот и темпото на комуникација и известување со својот претпоставен.
  4. Подредени – се наведуваат позициите на вработените, на кои ова работно место им е супервизор или претпоставен.
  5. Спецификации на работното место – се наведуваат потребните квалификации за успешно извршување на задачите на работното место. Најчесто тука се вклучени следниве поткатегории: а. Знаења, вештини и способноти; б. Компетенци; в. Образование и искуство и г. Физички предиспозиции.
  6. Резултати од работењето – наведени се резултатите што треба да се постигнат во одреден временски период и начинот на кој ќе се мерат тие резултати:
  7. Вредности, очекувања и овластувања за кои сметам дека е најдобро да бидат вметнати во описот на работното место, иако може да се повторат во некој друг документ на организацијата како кодекс на однесување, правилници за работа и слично. Вредностите се верувања кои организацијата и секој вработен ги почитува и живее, очекувањата се гледањето на улогата на вработен, од аспект на НПО и претпоставениот и овластувањата се можностите и границите за носење одлуки и привилегиите кои ги има тоа работно место.
  8. Работни услови, користена опрема, процесите и работно време во кои се наведуваат условите во кои се извршува работата во најголемиот дел од времето, опремата со која работи вработениот, а која е обезбедена од страна на организацијата, процесите и интерните политики и процедури кон кои треба да се придржува вработениот (како и повикување на останати документи што ги објаснуваат процедурите и прописите за работа) и работното време во кое најчесто се очекува да работи вработениот.
  9. Социјална средина – се наведува тимот, тимовите или проектот/проектите на кои ќе работи вработениот, како и комуникацијата со останатите колеги, тимови и сектори.
  10. Кариерен развој – се наведува следната можна позиција кон која се стреми ова работно место– од аспект на развој во рамките на самата позиција (од помлад кон средно ниво или од средно ниво кон сениорска позиција) или пак наредно ниво во хиерархијата (менаџирање на други, менаџирање на менаџери…).
  11. Завршен дел во кој се потписите на претпоставениот и вработениот.

Проблемот во примената на ОРМ е дека многу менаџери, особено во малите и во средните НПО, воопшто не се свесни за моќта на менаџерската алатка ОРМ. Многу често ОРМ се прави формално, кратко, колку да се направи, затоа што законот наложува, а не суштински и системски како што тоа го прават развиените и големите организации. Во многу НПО, воопшто нема ОРМ. Тоа не значи дека овие организации не се успешни, но организициите кои имаат ажурирани ОРМ го направиле едниот од повеќето чекори што водат до поголема продуктивност во работењето. Многу ретко менаџерите, особено оние во неразвиените и земјите во развој, редовно ги ажурираат описите на работните места соодветно со динамиката и со промените што се случуваат во една организација.

Според некои анализи, квалитетно направениот ОРМ може да ја зголеми продуктивноста и до 30%, но само доколку станува збор за софистициран ОРМ. Навистина многу од менаџерите не веруваат во важноста на ОРМ и тоа е оправдано, кога во најголем дел од нив се употребуваат општи и паушални фрази од типот „контакт лице меѓу организацијата и клиентите“.

Тајната во софистицираните ОРМ е во спецификите. Клучни специфики кои ретко се додаваат во организациите во Македонија и во регионов се:

– Процес – клучни чекори во прецесот на извршување на одредена фукнција кои се клучни за конкретната позиција

– Влијание врз целокупната организација на секоја одговорност и процес, што овозможува вработениот да согледа како неговата/нејзнината работа влијае врз целокупниот сектор и организација.

Предности на описот на работното место

  1. Место каде што може јасно да комуницира насоката во која се движи организацијата и јасно и/му укажуваат на вработениот/та каде тој/таа се вклопува во големата слика. Без оглед на големината на организацијата, добро напишаниот опис на работно место ќе ги усогласи вработениот и организацијата и особено со визијата, мисијата и целите на организацијата. Преку ОРМ може да се обезбеди интерно функционирање на сите позиции и улоги со цел да се задоволат барањата на клиентите, односно корисниците на услугите и производите.
  2. Описите на работните места креираат јасни очекувања за тоа што очекува менаџментот и особено директно претпоставениот од вработените. Описот на работното место е секако првото место што се отвора, ако луѓето не го прават тоа што се очекува од нив да го прават. Денес, менаџерите мора да се осигураат дека вработениот јасно ги разбрал очекувањата и тоа разбирање започнува токму со описот на работното место.
  3. Описите на работните места ѝ помага на организацијата правно да биде покриена и усогласена со законските прописи. Во Законот за работните односи, во делот за Содржина на договорот за вработување, член 28, став 3, се наведени дел од елементите на описот на работното место, „назив на работното место, односно податоци за видот на работата за којашто работникот склучува договор за вработување, со краток опис на работата што ќе ја врши според договорот за вработување. Имањето на опис на работното место е секако позитивна основа и во случај на докажување на неизвршување на работните обврски, со фактот дека вработениот го добил и го потпишал описот на работното место, работодавачот докажува дека го известил вработениот за барањата и упатствата во врска со исполнувањето на работните обврски од работниот однос, член 31.
  4. Без оглед дали привлекуваме нови вработени од надвор или од внатре во организацијата, описот на работното место многу прецизно му кажува на кандидатот што се бара од новиот вработен. Јасните описи на работни места помагаат да се изберат најсоодветни кандидати преку поставување на вистинските прашањата за време на процесот на селекција. Исто така, ОРМ помага да им се одговори и на оние што не биле одбрани.
  5. Добро напишаните описи на работни места им помага на вработените и на менаџерите, што треба да соработуваат со нововработените лица, да ги разберат границите и ограничувањата во одговорностите на вработениот. Луѓето кои биле вклучени во процесот на селекција е поверојатно дека ќе ги поддржат новите вработени или промовираните колеги. Вклучувањето на луѓето во пишувањето на описите на работните места, за другите колеги, е добар начин да се подобри соработката и резултатите на организацијата.

Спецификација на работното место

За разлика од описот на работни места, кој ги опишува активностите што треба да се вршат, спецификацијата на работните места ги наведува знаењата, вештините и способностите (Skills, Knowledge and Abilities-SKAs) што треба да ги поседува вработениот за да ја врши работата на задоволителен начин. Спецификацијата го содржи следниве елементи:

Образование

  • Кое специфично образование е потребно?
  • Кои обуки, тренинг, сертификати или специјализација се потребни?

Искуство

  • Кое ниво на искуство е потребно (доколку воопшто се бара искуство)?
  • Дали вработениот претходно требало да работи на слична или на иста позиција?
  • Должина на искуство – колку време и во кој оддел, сектор, функција на организација?

Работни способности и вештини

  • Кои вештини очекуваме да ги поседува идеалниот кандидат?
  • Технички
  • Организациски
  • Поврзување на секоја вештина со конкретна работна задача

Лични способности

  • Комуникациски
  • Креативни способности

Карактерни и лични квалитети

  • Кој тип на личност најдобро ќе се вклопи во тимот?
  • Дескриптивно опишување на природата на идеалниот кандидат?
  • Да се размисли за особини кои би им помогнале да ја завршат поефикасно работата.
  • Кои би биле карактерни особини на некој кој би ја работел работата со ентузијазам и ја сака индустријата?

Идеални квалитети

  • Кои други квалитети би сакале вашите вработени да ги покажат?
  • Да се вклучи која било друга област за личноста или работата кои не се вклучени на друго место.
  • Да се размисли за описите со гледање од страна – кои би била природата на личноста и работата?

Ментални и

Физички критериуми

Важно е да се забележи дека деталните спецификации на работните места ги идентификуваат знаењата, вештините и способностите кои му се потребни на лицето за да ја заврши работата и дека не мора да се совпаѓаат со моменталните квалификации на вработениот.

Стандарди или резултати од работењето (Job Standards)

Резултатите од работењето се засноваат на описот на работното место и покажуваат:

□ Што се постигнува на тоа работно место и

□ Како ќе се мери резултатот од работењето во клучните области од описот на работното место.

Со помош на стандардите, вработените знаат што се очекува од нив и како ќе бидат мерени нивните резултати, а тоа им дава поголеми шанси да ги остварат тие резултати.

За жал, многу малку НПО во Македонија, но и глобално, ги вклучуваат резултатите од работењето како дополнителни ставки на описот и спецификацијата на работното место, а многу често и самите резултати од работењето не се јасно идентификувани и усогласени со описот на работното место и активностите на кои вработениот инвестира најмногу време.

Процесот на пишување на резултатите од работењето е составен од четири чекори:

  1. Идентификување и разјаснување на клучните функции на работното место.
  2. Организирање на клучните функции во активности и предмети на активностите.
  3. Одговор на прашањето: Како можеме да кажеме дека одредена клучна функција е добро сработена?
  4. Проверка на резултатите за да се осигуриме дека се мерливи.

Дефинирањето на стандардите, целите и резултатите од работењето, поопширно ќе ги опфатиме во точката Поставување на работни стандарди, цели и резултати од работењето.