Седум чекори во процесот на анализа на извршувањето на работењето

47

analiza-1

Фото: Pixabay

Процесот на анализа на извршувањето на работењето се состои од 7 чекори:

Чекор 1 – ПОДГОТОВКА

Добрата подготовка е од исклучителна важност за ефективно оценување на извршувањето на работењето. Менаџерот што оценува и вработениот којшто е оценуван имаат специфични улоги во процесот на оценување.

1Улогата на оценувачот е да го поттикне и да го води оценуваниот низ структурата на процесот на оценување. Менаџерот треба да биде инструктор или олеснувач, а не судија или испитувач. Во процесот на подготовка, тој треба да: ги испланира логистичките детали за состанокот најмалку две недели однапред; да ги забележи според степенот на важност темите за кои сака да разговара со вработениот; да размисли за прашања кои ќе го поттикнат вработениот на разговор и да ги прочита сите расположливи прирачници или инструкции за спроведување на процесот на евалуација подготвени од страна на компанијата.

Состанокот за евалуација му нуди на вработениот можност за заедничко дискутирање на неговото извршување во работењето, неговиот напредок, неговите цели и пристапот кон работата. Со цел за помагање во подготовката за дискусија, менаџерот треба да му достави на вработениот документ за самоевалуација и да му даде доволно време за негово пополнување.

Во процесот на подготовка за состанокот за евалуација, менаџерот треба да го разгледа описот на работното место на оценуваниот вработен за да утврди кои улоги или одговорности се промениле од претходното оценување. Тој треба да се осигури дека сите евентуални промени во работните задолженија се во интерес и на компанијата, а не само во интерес на вработениот.

Пред одржувањето на состанокот за евалуација, менаџерот треба да ги разгледа и достигнувањата на оценуваниот во однос на неговите специфични цели. Тој треба да ги издвои добрите аспекти на работењето на оценуваниот и да ги пофали за да може да го поттикне вработениот да ги чува нивните високи стандарди. Доколку резултатите во извршувањето на работењето на оценуваниот се помали од очекуваните, менаџерот треба да се обиде да ги согледа причините и да утврди колку тоа влијае на севкупното извршување на работните задачи на вработениот.

Откако ќе ги прибере сите информации за извршување во работењето на вработениот кој се оценува, менаџерот треба да ги разгледа бенефитите и ефективноста на неговите активности за развој. Ова е важно не само за обезбедување на континуиран развој, туку и за потврда на исплатливоста на времето и парите инвестирани во развојот на вработениот. Во случај кога планираните активности за развој не се реализирани, менаџерот треба внимателно да ги истражи причините за тоа.

Чекор 2 – ВОВЕД

Почетокот на состанокот ја одредува атмосферата која ќе владее помеѓу соговорниците. Менаџерот треба да го започне состанокот градејќи доверба кај вработениот, заеднички договарајќи што ќе биде дискутирано и објаснувајќи како ќе се одвива состанокот. Многу вработени се нервозни и загрижени пред почетокот на интервјуто за оценување на извршувањето на нивното работење. Поради тоа, менаџерот треба да го започне разговорот со вработениот со неколку мотивациски изјави истакнувајќи ја својата верба во неговите способности. Тој треба да истакне кои се целите на состанокот за оценување, фокусирајќи се на предностите што ги нуди овој процес за вработениот.

Чекор 3 – УТВРДУВАЊЕ НА АГЕНДА

2За да тече состанокот за оценување беспрекорно, двете страни мора да се договорат за темите што ќе бидат дискутирани. Менаџерот треба да дозволи вработениот да се чувствува дека е вклучен во дискусиите што следат и да му дозволи да предложи свои точки на дискусија во агендата за состанокот. Агендата треба да овозможи утврдување и дискусија за тоа што смета вработениот самиот дека може да постигне со своето работење. Може да се случи вработениот и менаџерот да имаат различни гледишта за целите, кои може да се постигнат, а кои не. Доколку менаџерот смета дека е можно постигнување на повеќе цели од самиот вработен, потребно е заеднички да утврдат активности за градење на самодоверба и поддршка во остварување на поставените цели.

Чекор 4 – ДИСКУСИЈА

Оценувањето на извршувањето на работењето е особено важно за воспоставување на добра комуникација помеѓу менаџерите и нивните вработени. Тоа обезбедува основа за договарање на очекувањата од извршувањето на работењето на вработениот, препознавање на достигнувањата, дискутирање на областите во кои е потребно подобрување и идентификување на можности за развој. Поради тоа, оценувањето на работењето има огромен придонес во степенот на задоволство од работата кај вработениот. Истовремено, тоа може да биде извор на незадоволство доколку вработениот смета дека не е фер или дека е пристрасно.

Состанокот за оценување на извршувањето на работењето нуди можност за отворена дискусија помеѓу менаџерот и вработениот, давање на конструктивен фидбек, дефинирање на очекувањата од двете страни и дефинирање на целите за понатамошен развој во кариерата на вработениот.

Истовремено, дискусијата за извршување на работењето, во периодот на оценување е тежок процес, бидејќи менаџерот што ја спроведува евалуацијата треба да даде и пофалби и критики кон вработениот. Особено важно, во овој процес, е менаџерот да биде директен, јасен и решителен во својата оценка. Доколку самоевалуацијата на вработениот во одредени области не се согласува со оценките на менаџерот, двете страни треба да ги дискутираат причините за разликите и да најдат решение за нив. Менаџерот може да ја промени својата оценка доколку вработениот има силни аргументи, но никогаш не треба да го стори тоа само за да се избегне незадоволството кај вработениот.

При дискутирањето за извршување на работењето, менаџерот треба да ги истакне потребите за развој на вработениот, што ги претставуваат оние вештини и компетенции коишто вработениот треба да ги стекне или да ги усоврши за да напредува во кариерата. Потоа, менаџерот треба да препорача конкретни обуки и работни задачи што ќе можат да одговорат на овие потреби.

Уште една значајна задача на состанокот за оценување е заедничко утврдување на целите за следната година. Истражувањата покажуваат дека вработените инвестираат повеќе време и труд за остварување на цели во работењето кои самите си ги поставиле. Менаџерот треба да биде апсолутно јасен и решителен при истакнувањето на очекувањата.

3

Чекор 5 – АКЦИОНЕН ПЛАН

Обуката и развојните активности им помагаат на вработените да ги постигнат нивните цели и како краткорочно, така и долгорочно да го подобрат извршувањето на своето работење. Тие можат да им помогнат на вработените да ги прифатат и да учат од промените, да работат поефективно и да преземат поголеми одговорности. Активностите се регистрираат во Лични Развојни Планови, кои ги содржат сите моментални и идни развојни цели на вработениот. Обуката на вработените често се спроведува и на самото работно место преку коучинг или преку менторство, од страна на менаџерот или некој од колегите, но може да се користат и други методи за забрзување на процесот на учење: присуство на курсеви и работилници, читање на книги или журнали, извршување на делегирани задачи, присуство на состаноци поврзани со реализација на одредени проекти и слично. Менаџерот треба да ги запише сите договорени активности што произлегле во текот на дискусијата со вработените за целите кои треба да се остварат. За да може да ги реализираат своите цели, особено е важно вработените да знаат кој е одговорен за спроведување на одредени активности и во кој рок тие треба да се реализираат.

Чекор 6 – РЕЗИМЕ

Документирањето на резимето од спроведеното резиме за оценување на извршувањето на работењето на вработените е од особена важност за двете страни и за самата компанија. Менаџерот треба да му овозможи на вработениот, користејќи ги сопствените забелешки или пополнети формулари, да направи резиме на тоа што било договорено во текот на интервјуто за евалуација како последна проверка дека е согласен на договорениот акционен план. Менаџерот треба да настојува интервјуто да заврши со договор прифатлив за двете страни.

Чекор 7 – FOLLOW-UP

Следењето после оценувањето на работењето е од исклучителна важност за одржување на мотивацијата на вработените и поттикнување на нивниот прогрес во работењето. За да се овозможи оценувањето на вработените да резултира во долгорочни бенефити, потребно е воспоставување на систем за анализа и проверка – дали помеѓу две оценувања утврдените цели се реализираат, да се идентификуваат силните страни и да се препознаат слабостите. Следењето на прогресот на вработените, во реализирањето на нивните цели, ќе ги мотивира да продолжат да се подобруваат и да се усовршуваат во нивното работење. Менаџерот треба да одбере вид на проверка која е најсоодветна за вработениот, во согласност со неговиот прогрес и степен на компетентност. Проверките треба да се искористат да се утврди дека и менаџерот и вработениот ја разбираат природата на дотогаш постигнатиот прогрес. При ваквите постапки, менаџерот треба да поставува отворени прашања и да го поттикне вработениот да укаже, ако постојат некакви проблеми. Менаџерот треба да го оцени нивото на доверба кон вработениот и да забележи доколку има некои коментари од страна на вработениот кои би можеле да укажат на тоа дека кај него постојат некои двоумења дека тоа што е поставено како цел не може да се оствари.

4